テレワークやペーパーレス化によって、私たちの働き方は大きく変化しつつあります。そんな中、新しい働き方をもっと効率的に行うためにデジタルワークプレイスが今注目を集めています。今回の記事では「デジタルワークプレイスとはなんなのか？」「デジタルワークプレイスを導入するのに必要なものは？」についてご紹介します。
デジタルワークプレイスとは？
デジタルワークプレイスとはデジタルプラットフォームを利用して、「いつでもどこでも同じ環境で働ける空間」のことをいいます。デジタルワークプレイスを利用することで場所や時間を問わず、会社内のリソースを利用できたり、会議やチャットを利用して円滑なコミュニケーションをとることができるようになります。
仕事に必要なツールやソフトウェアなどはすべてデジタルワークプレイスに準備されているので、会社側は導入するだけですぐに利用することができます。テレワークをまだ実施していない企業や、テレワークのために業務を最適化できていないという企業は、このデジタルワークプレイスを導入することで業務効率化が期待できます。
デジタルワークプレイス導入のメリット
社員のモチベーションアップ
近年ではワークライフバランスを重視した働き方を求めている人が増えています。デジタルワークプレイスを導入すれば、社員にとって自由な働き方を提供でき、自然とモチベーションアップが期待できます。
またデジタルワークプレイスを導入して社員に満足のいく働き方を提供することができれば、人材の流出防止につながりますし、他社から優秀な社員を獲得できるという面でも効果が期待できます。
生産性・効率の向上
デジタルワークプレイスの導入によって、社員一人ひとりの生産性を向上させることができます。デジタルワークプレイスは時間や場所にとらわれずに仕事ができるため、社員の業務内容に合わせた働き方ができるからです。
各社員一人ひとりが一番集中しやすい仕事環境を選べるようにすることで、自然と生産性も向上すると考えられます。コミュニケーションをとる際にも、デジタルワークプレイスならツールを使って非対面コミュニケーションであっても質の高いコミュニケーションをとることができます。質の高いコミュニケーションはさらなるアイデアやスピーディーな連携を生み出します。
デジタルワークプレイス導入のデメリット
セキュリティ面のリスク
デジタルワークプレイスを導入すれば、いつでもどこでも好きな時に仕事ができる反面、セキュリティ対策を怠ると情報漏洩のリスクが出てきます。デジタルデバイスやITツールなどインターネットに接続する以上、第三者からの攻撃に遭うリスクは避けては通れません。
VPNの導入など、さまざまなセキュリティ対策を導入したうえで、社員の情報リテラシーも高めていく必要があります。
導入のコストがかかる
デジタルワークプレイスを導入することで、社員の働き方が自由に選べ利便性が向上しますが、導入する際にはコストがかかります。ポイントは可能な限りコストを抑えることです。自社にとって必要なツールや加入するプランを慎重に見極めましょう。
一人ひとりの業務状況の把握が難しい
質の高いコミュニケーションがとれることもデジタルワークプレイスの魅力ですが、やはりオフィスに全員がいない以上、一人ひとりの業務状況の把握は大きな課題です。進捗管理ツールやコミュニケーションツールを適切に使いこなし、進捗状況を随時確認できるような対策を考える必要があります。
また、本格的にデジタルワークプレイスを導入する際は、人事評価制度や勤怠管理そのものも見直す必要があります。これまでの勤務時間に基づいた評価方法から、成果に基づいた評価方法への切り替えが必要になるでしょう。
デジタルワークプレイス構築に必要なツール
実際にデジタルワークプレイスを構築するためには、自分の会社の業務環境に適したツールを選ぶ必要があります。
オンライン会議システム
まず社員同士のWeb会議や顧客との打ち合わせなどに活躍するオンライン会議システムです。コミュニケーションをとりながら仕事をすることが多い社員にとっては必須といえるツールです。
代表的な例としては「Zoom」や「Microsoft Teams」などです。他にもさまざまな種類のオンライン会議システムがあるので、自分の会社がどの種類に適しているのかを検討してから利用しましょう。
チャットツール
チャットツールはオンライン会議システムの簡易版で、ちょっとした業務の報告や気軽にコミュニケーションをとるのに適したツールです。オンライン会議よりもスピード感があって連絡をとり合うことができるので、利用するにあたってかなり重宝するツールといえます。
クラウドファイルサーバー
クラウドファイルサーバーとは、クラウド上でファイルを管理できるツールのことで、社員がいつでもどこでもネットワークを経由すれば、会社のファイルを編集できたり、管理できたりするツールです。
勤怠管理システム
勤怠管理もオンラインで行えるようにすることで、ネットに接続するだけで打刻が簡単にできるようになります。オンライン上で管理することで、誰でもアクセスすることができるようになり管理が容易になります。
自社の業務に必要なツールを見極め、社員からのヒアリングも十分に行ったうえでデジタルワークプレイスの導入を検討してみましょう。
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