書類や備品が多いオフィスはどうしても散らかってしまいがちです。「個人のデスクやオフィス全体が片付かない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
整理整頓できていないデスクやオフィスはモノの紛失が起こりやすく、モノを探す無駄な時間を生み出してしまいます。時間を無駄にしないオフィス環境を作るためには整理整頓が大切です。
今回はオフィスの書類や備品を整理することで得られるメリットについて解説するとともに、すっきり整理するポイント、きれいな状態に保つ方法をご紹介します。最後まで読めば散らかったデスクやオフィスを片付けるコツが分かり、あなたのオフィスに合った収納アイデアが浮かぶはずです。
オフィスにある備品や書類を整理することのメリット
まずは、オフィスにある備品や書類を整理することで得られる3つのメリットをご紹介します。
従業員の業務効率が上がる
1つ目のメリットは従業員の業務効率が上がるという点です。不要なモノが多いとその分ワークスペースは狭くなり、気が散って集中できず業務効率が低下します。一方、個人のデスクやオフィスが整理されているとワークスペースを広くとることができます。また目の前の作業に集中でき、業務効率のアップが期待できるでしょう。
物を探す時間や無駄遣いが少なくなる
2つ目は物を探す時間や無駄遣いが少なくなるという点です。個人のデスクやオフィスが散らかっていると、備品や書類の場所を把握できず、必要な物を探す時間を取られてしまいます。
また、備品の数量を管理していないと必要以上に購入してしまう無駄遣いが起こりますが、きちんと整理していれば探す時間や無駄遣いを減らすことができます。
書類の紛失による情報漏洩や事故を防ぐ
3つ目は書類の紛失による情報漏洩や事故を防ぐことができる点です。オフィスにあるモノの中でも、書類の取り扱いには特に注意が必要です。
個人のデスクやオフィス全体の整理ができていないと重要書類を紛失し、機密事項や個人情報を漏洩したり、第三者に悪用される事故を引き起こしたりする恐れも出てきます。書類を整理していればこのような事故の防止に役立ちます。
備品や書類をすっきり収納するポイント
次に、備品や書類をすっきり収納するポイントをご紹介します。
ポイントは
- モノを分類する
- モノを減らす
- モノを整頓する
- モノを収納する
の4ステップです。
備品や書類を収納するには、段階を踏んでいくことが必要です。それぞれ詳しく解説していきます。
モノを分類する
収納する前にモノを要、不要で分類しましょう。すべての備品と書類を無造作に収納すれば、使い勝手が悪くなってしまいます。また、用途が同じものがあちこちに散らばって収納されているのも紛失の原因になります。
必要なモノをさらに用途別に分けておくと、あとで収納しやすくなるでしょう。
モノを減らす
分類して出てきた不要なモノは処分して減らしましょう。不要なモノを減らさないでいると収納スペースから溢れてしまったり、必要なモノをすぐに取り出せず、無駄に探す時間を取ってしまったりします。
不要なモノを処分すれば限られた収納スペースを有効に使うことができ、ワークスペースを確保できます。何年も前のデータがPCに入っていたり、過去資料のファイルがロッカーや引き出しに入っていたりしませんか？ 不要なモノを減らしてムダの削減を目指しましょう。
モノを整頓する
整頓とは「使いやすく整えること」です。定位置を決めてモノを使いやすく整えましょう。書類や備品の定位置が決まっていれば、担当者の不在時もスムーズに対応できます。定位置を決める際には用途や使用頻度を基準にすると、使いやすさがより向上します。
書類の場合は定期的に使うものはデスク上のファイルボックスやデスク横のキャビネットに、一定期間保管する必要がある請求書などは書庫に収納するのがおすすめです。
モノを収納する
3つのステップが完了したら最後にモノを収納します。収納する際は「一目で分かる」「誰にでも分かる」収納を心がけましょう。
例えば、備品を引き出しに収納する場合は仕切りを設け、用途ごとに分けて収納すると分かりやすくなります。書類をファイルに収納する場合はラベリングや見出しを付けると、必要なものをすぐに取り出せるようになります。
オフィスの備品や書類を整理整頓された状態に保つ方法
オフィスの備品や書類を整理整頓したら、きれいな状態を保ちたいものです。ここからは、整理整頓された状態を保つ方法をご紹介します。
1つ目は設置する場所、収納するモノに合った収納家具やアイテムを使用することです。例えば書庫には収納物を一覧できる扉のないオープン棚、通路には奥行きを有効活用できる引戸タイプの収納家具が便利です。
個々のデスクが散らかりやすいなら、クリアファイルやクリアケースなどの収納グッズを利用してまとめると分かりやすく、紛失を防ぐことができます。
2つ目は社員全員で片付けをする時間を作ることです。例えば始業前には共有スペースを整える、就業後には個々のデスクをきれいにして帰るなどのルールを作りましょう。全員で片付ける習慣を無理なく作ればオフィスをきれいに保ちやすくなります。
掃除や片付けを習慣化して、使いやすいオフィスにしよう
オフィスが片付くと探しものをする無駄な時間が削減でき、仕事の効率もアップします。ご紹介した収納のポイントを参考に、掃除や片付けを習慣化して使いやすいオフィス環境を目指しましょう。設置する場所や収納するモノにあったオフィス家具に変えるだけでも、スペースを有効活用でき、すっきり片付けることが可能になります。
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