みなさんのオフィス机は整理整頓されていますでしょうか？ オフィス机が整理整頓されていると、業務の生産性向上・集中力の向上など、仕事をスムーズに進めるためのメリットがたくさんあります。
この記事ではオフィス机を整理整頓するメリット、整理整頓のポイント、整理整頓に役立つアイテムをご紹介します。
オフィスの机を整理整頓するメリット
物を探す時間を節約できる
物を探すときに、机が整理整頓されていれば見つけやすくなります。1人の会社員が1日に物を探す時間は平均で20分と言われています。これを1年で換算すると80時間もの時間になります。机が整理整頓されていれば、物を探すときに迷いが生じることもなくなり、スムーズに業務を進めることができます。
仕事の生産性を高めることができる
机の整理整頓は仕事の作業スペースの確保にもつながります。作業スペースが確保できていないと、新たに作業スペースを確保するために時間を費やすことになり、余計な時間がかかってしまいます。また、使用した書類を片付ける場所が決まっていれば、使用した後に片付ける場所を考える必要がなく、すぐに次の仕事に移行することができます。
集中力を高められる
人間は目から入る情報を脳で自動的に処理してしまうため、机の上や周りに余計な物が置かれていると、勝手にそのことを考えてしまいます。それが気を散らす要因になってしまいます。そのため、現在実施している仕事に関係する物のみを机の上に出すようにし、それ以外の物は引き出しに入れたり、ファイリングしたりして視界に入らないようにしておきましょう。
取捨選択の判断力が身に付く
机を整理整頓するためには何を残して何を捨てるかを取捨選択する必要があります。「後から使うかも…」と取っておくと、不要な物で机があふれてしまいます。机の整理整頓は毎日行うものなので、常に机がきれいな状態に保てていれば自然と取捨選択の能力が身に付いていきます。取捨選択の能力は仕事をする面でも非常に役に立つ能力です。仕事は重要度の高いものから順番に熟していくのが定石です。そのため、その時にやるべきこととやる必要がないことを判断する能力は必要不可欠です。毎日机を整理整頓しながら、この判断力を身に付けていきましょう。
オフィスの机を整理整頓するためのポイント
物の置き場所を決める
物の置き場所が決まっていれば、物を片付けるときに迷いが生じることがなくなり、置きっぱなしにする確率が低くなります。そのためあらかじめ「文房具はここ」「書類はここ」というように卓上ファイルケースなどのアイテムを利用しながら物の置き場所を決めておきましょう。突然上司から「〇〇の書類を確認したいんだけど」と言われたときに、すぐに目当ての書類を出せるとお互いの時間の節約にもなりますし、仕事面での好印象にもつながります。
置き場所を決めるときは、机の引き出しやトレイを上手に活用しましょう。さらにラベルを貼って一目でわかるようにするとさらに探しやすくなります。
不要な物は捨てる・データ化する
仕事上不要だと思う物は捨てるようにしましょう。「あとから使うかも…」と思っている物を取っておくと、机が不要な物であふれてしまいます。さらに作業スペースが小さくなるだけでなく、必要な物を探すことにも悪影響が出てしまいます。
どうしても捨てることに躊躇してしまう人は、書類などのビジネス文書をデータ化しましょう。データ化することで机のスペースを確保することができます。そしてデータ化した物もジャンルごと案件ごとにフォルダを分け、探すときにわかりやすいようにしておきましょう。
整理整頓する習慣をつける
机の上を整理整頓された状態に保つ秘訣は、整理整頓を習慣化することです。そのため、いつ整理整頓するかを決めるとよいでしょう。朝に余裕がある人、終業時に余裕がある人など時間の制約は人それぞれ違いますので、自分が整理を実施しやすい時間帯を決めて、その時間に必ず行うようにしましょう。朝が弱くて出社が毎日ギリギリという人は、毎日終業時に机を整理整頓して次の日の仕事を気持ちよく迎えましょう。子供のお迎えなどで帰り際にドタバタすることがある人は、朝の出社時に机を整理整頓して仕事に入るのもよいでしょう。このように整理整頓をルーチン化することで、毎日整った机で仕事をできるようにしましょう。
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整理整頓に役立つおすすめアイテム
インサイドワゴン
インサイドワゴンは引き出しがついているため、書類や文房具の収納に使用できます。また、机のスペースがないときに、一時的なワークスペースとしても使用することができるため、あると便利なアイテムです。
デスクボード
デスクボードはパソコンのディスプレイを置く台のことで、デスクボードの下にキーボードなどを隠すことができ、オフィス机のスペースを有効活用することができます。その他にもデスクボードは手帳や文房具、腕時計などの小物を置くスペースとしても使用できるため、普段小さめの机を使用している人におすすめです。
移動式ワゴン
移動式ワゴンは、特定の荷物を移動させることが多い人におすすめです。特にフリーアドレスを採用している職場で、個人の荷物を特定の場所に置いておくことができない人に便利なアイテムです。フリーアドレスの職場の場合、自分がよく使う書類や文房具などを移動式ワゴンに載せておき、その日使う席が決まればその位置まで簡単に移動させることができます。また、業務中は机の下に置くことができるので、職場のレイアウトに合わせてデスク周りのスペースを有効活用することができます。
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