仕事をする人のほとんどは、オフィスや事務所で作業することが多いはずです。その仕事をする空間が狭いと移動や業務の妨げとなり、ストレスが溜まったり、仕事の効率が落ちたりすることがあります。
今回はオフィスが狭いと感じる理由やそのデメリット、実際にオフィスのレイアウトを変更する方法を紹介します。
オフィスが狭いと感じる理由は？
そもそもオフィスが狭いと感じる理由は何でしょうか？ 事務所が狭いと感じる理由は大きく2つあります。1つ目は通路幅が狭い、2つ目はパーソナルスペースが適切ではない環境です。こちらの2点を解説していきます。
事務所の通路幅が狭い
オフィスの通路幅が狭いことは、仕事の妨げとなり、集中力の低下を引き起こします。オフィス内を快適に移動するには通路幅をきちんと確保する必要があります。今のオフィスが狭いと感じる方は、下記で紹介する必要な通路幅と現在のオフィスを比べてみて、どこの部分に問題があるか確認してみましょう。
- メイン通路・・・・160cm
- 机と机の間・・・・90～120cm
- 座席と座席の間・・150～180cm ※デスク同士が背を向けている
- 座席と壁の間・・・90～160cm
- 座席と壁の間（壁に収納庫あり）・・140cm以上
上記がしっかり確保されていても、デスク付近の床やデスク周りに荷物が置かれていないか確認してください。デスクや床に荷物が溢れていると、圧迫感があり通路が狭く感じます。
パーソナルスペースが少ない
パーソナルスペースとは個人を取り囲む空間のことで、他者に侵入されると不快に感じます。人によって広さが違いますが、相手との適切な距離は以下となります。
- 公衆距離：350cm以上。1対1のコミュニケーションはとりにくい距離。講演会、演説など。
- 社会距離：120～350cm。会社での改まった話をする距離。会社、職場、食事会など。
- 個体距離：45～120cm。手を伸ばすと相手に触れることのできる距離。友人との会話など。
- 密着距離：0～45cm。ごく親しい人だけが許されている距離。家族団らんなど。
オフィスでいうと社会距離となりますので、120～350cmの距離であれば問題ありません。以上2つの点に注意して、スペースを確保することを心がけ、レイアウトを工夫しましょう。
オフィスが狭いことのデメリット
ストレスを感じる
十分なスペースが確保されていないと、常に人に気を使わなければいけません。また、パーソナルスペースに他人が入ってくる不快感など、蓄積すると心と体の健康に悪影響となります。結果として、退職につながることもあります。離職率を上げないためにも、社員のストレスが溜まらないようにしましょう。
集中力・モチベーションの低下
仕事に没頭したいときに、周りが散らかっていたり他の人の話し声が聞こえたりする状況では気が散ってしまい、パフォーマンスの低下も懸念されます。それにより業務効率が悪化し、ヒューマンエラーも起こりやすくなります。1人で仕事をするための集中スペースや、気分転換の場として使えるリフレッシュルームがあると、本来のパフォーマンスを発揮しやすくなるでしょう。
社内の移動や交流が減る
通路が狭いと移動するのが嫌になります。業務上の確認をするために、都度ストレスを感じる人もいるでしょう。その結果、ストレスを感じたくないからコミュニケーションが不足しがちとなり、ミスが生じる可能性もあります。
狭いオフィス空間を有効活用するアイデア
フリーアドレスの導入
営業などで外出が多く、在席率の低い席などはありませんか。使用時間が短いのに一人ひとりの固定席を設けるのはスペースの無駄となります。フリーアドレスを導入すればスペースの有効活用に加えて、その日の気分に合わせて好きな場所に座れるので、気分転換になることもあります。
複数の目的で使える兼用スペースを設置する
最初は必要だと思って確保したスペースも、本当に必要かどうかを考え直してみましょう。そこまで頻繁に会議をするでしょうか。昼食で利用しているスペースをミーティングとして利用することも視野に入れてみましょう。複数の用途で使用することにより、スペースの効率化につなげることができます。
オフィス家具や事務用品を変更する
デスクやチェアのサイズを見直しすることも有効です。ただ極端に小さいものに変更すると作業効率の低下につながりますので、業務内容に応じて必要なサイズに変更しましょう。
狭い事務所のレイアウトを変更するときのポイント
従業員の増減を考慮する
一度決めたレイアウトがずっと続くわけではありません。人数が減ることもあれば、増えることもあります。人数が増えたときにデスクを追加する余裕はありますか。最初に無駄にスペースを使用せず縮小しておけば、増えた場合でも対応しやすいでしょう。
電源の場所に注意する
レイアウトを変更する際は、事前に電源の場所を確認しましょう。電源を新設するには工事が必要となります。もちろん延長ケーブルで対応することもできますが、足元にあるとつまずく危険性もありますので、延長ケーブルはあまり利用し過ぎないようにレイアウトを決めましょう。
災害時の安全確保も念頭に置いて考える
狭い事務所をレイアウト変更するときは、災害時を考慮しなければいけません。地震が起きたとき、オフィス家具が倒れて避難経路の邪魔にならないように気をつけましょう。
限られた空間を上手にやりくりして、快適なオフィスをつくろう
オフィスのレイアウトはインテリアだけではなく、従業員の働きやすさを重視して決めることが大切です。まずはオフィスの問題点をしっかりと把握して、自社に最適なオフィス改善を行いましょう。
ここでお伝えした方法は、大規模な工事やリニューアルを行わずにちょっとした工夫で事務所の環境を見直すことができます。狭いオフィスなら他のオフィスと同様に考えるのではなく、自分たちの業務に合わせて考えることが必要です。ほかにも働きやすい職場にするならオフィス内に集中して業務できる個人ブースや高機能なオフィス家具の導入もおすすめです。
