会議の種類や形式｜目的に合った正しい会議スタイルと便利アイテムを紹介

仕事を進めるうえで、チームで情報共有をしたり、アイデアを出し合ったりする会議は必要不可欠なものです。ただし、会議といっても目的によって種類が異なります。参加者がしっかりとその意味を把握し同じ目的で進めているかどうかで、その会議の進行や成果も大きく異なります。

今回は会議を有意義にするために知っておくべき会議形式や目的、進行をスムーズにするツールを紹介します。

一般的な会議の形式は7種類

アイデアを出すための会議（ブレインストーミング）

会議の参加者がそれぞれ持ち寄ったアイデアを取りまとめることを主な目的とした会議形式です。このような会議では、参加者がお互いの発言を否定せず、さまざまなアイデアを出すことが求められます。仮に自分以外の他のアイデアを否定するような会議では、そこから先に進まず、以降の発言も否定的な場となってしまいます。

そうならないようにするためには、どのようなアイデアが出たとしても、否定や反論を行わないよう、事前に会議ルールとして参加者全員に共有しておきましょう。

スケジュールを整理するための会議

物流系の企業には特に多い会議形式です。目標達成の工程を確認・検討し、具体的な達成日や作業進捗を把握するために開かれます。納期が決まっている案件の場合、スケジュールを逆算し、各作業に使用する時間を計算する必要があります。このような会議では、各工程の責任者を明確にしたうえで、その時の状況を常に確認できる体制であることが大切です。

情報共有をするための会議

前の会議などで決定されたことが全体に共有されているかの再確認や、すでに起こったことを把握するための会議形式です。報告や連絡をする会議を開くことは、人によって情報格差が生じ伝達効率が落ちることを防ぎます。

このような会議を主催する場合、可能な限り会議で取り決めた内容を文章に残し、共有できるようにしておきましょう。また、会議内容を事前に周知しておくと、次回以降の会議をスムーズに進めることができます。特に最近ではクラウドデータに保存し、どこからでも会議内容を確認できるように管理体制を整えている企業も多いです。

コーチングするための会議

直属の上司や必要技術を持つ指導者が、部下や経験の浅い人員を教育し、スキルアップさせるための会議形式です。このような会議では、まず指導者が会議参加者にどのようなスキルを身に付けてもらうために会議を開いたのか説明を行う必要があります。

指導目的の説明を怠り会議を進めた場合、参加者は必要なスキルを習得できず、作業時間をただ無駄にする可能性もあります。指導者は口頭説明だけでなく、順序に沿って説明を行えるようマニュアルや資料を用意して各自に理解してもらうように努めましょう。

意思決定のための会議

各自の意見や起きた事実をもとに、さまざまな事柄の方針や意思決定を行うための会議形式です。アイデアを出すことは重要ですが、現実性のない主張は逆に意思決定の妨げとなってしまいます。

このような会議の場合に重要なのは、いかに想定される事柄や今現在集められるデータをできる限り取りまとめ、検討資料として提出できるかが肝となります。最終的な意思決定者が冷静に結論を導き出せるよう段取りを事前に整えておきましょう。

問題解決をするための会議

ただ話をしていくだけでは問題を解決することはできません。会議を効率よく進めるために、題材は事前に明確にしておきましょう。そのうえで全員が話に入っていけるよう、司会などの進行役を設けて場をコントロールできるようにしておくことが大切です。

問題発見をするための会議

このような会議の場合、必要な情報は事前に用意しておく必要があります。参加者全員が確認できるよう文章や図に落とし込みましょう。

会議を有意義にするためのポイント

会議の時間を無駄にしないよう、効率的に進めるためのポイントを押さえる必要があります。以下の点に注意して会議を有意義なものにしてください。

会議を快適に進めるアイテム

WEB会議システム

インターネットとPC、スマートフォンがあればどこからでも会議に参加できるWeb会議用のシステムで、Zoomなどが有名です。

スタンディングデスク

立って作業を行うことによって集中力が高まると同時に、参加者の距離感が縮まるなどの効果があります。最近では立ったまま会議を行う企業も増えています。

付箋

アイデアや意見を書いた付箋を集めるだけで議事録として扱うこともできます。導入コストの安さや手軽さが魅力であると同時に、どのような世代でも無理なく使用できることが強みです。

時間管理ツール

限られた時間でいかに有益な情報を多く共有できるかという意志を高める効果が期待できます。

オンラインノート

議事録の作成・確認・共有が簡単になるほか、別の場所にいてもオンラインで情報が随時書き込まれ、反映される効率の高さも魅力です。

ミーティングブース

オフィスビルや駅などさまざまな場所に最近設置されているボックス型ブースなどがあります。テレワークの導入が増えている中で注目されているツールですが、防音効果も整っているものが多いので、一定の個室環境を簡単に作れることをメリットに導入する企業も増えています。

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目的を明確に、無駄を削減してスムーズに会議を進めよう

種類や目的をしっかりと理解して会議を進めるとともに、これまで行っている会議が本当に必要なものかもう一度確認してみましょう。参加者が集まりづらいときはオンライン会議で進めたり、ツールを使ってアイデアを出しやすくしたり、改善できることはどんどん取り入れてみましょう。場合によっては思い切って会議をなくすこともいいでしょう。

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