これまでのスタンダードなミーティングは会議室に集まって行うというスタイルでした。そして今現在も、そのスタイルは多くの会社で行われています。しかし、必要なときにパッと集まってミーティングをスタートできる空間が社内にあればさらに便利です。最近では「オープンミーティング」という新しいミーティングスタイルに注目が集まっています。
今回は、オフィスにミーティングスペースを設置するメリット・デメリットや、用途に適したミーティングスペースの種類、オープン会議スペースを導入する時のポイントを解説します。
オープンなミーティングスペースとは
会議室のような仕切られた部屋ではなく、ちょっとしたスペースに集まって会議を行うオープンミーティングが今注目を集めています。
会議室のように場所をおさえておく手間がなく、話し合いが必要なときにパッと集まることができ、手軽にミーティングを始められます。オープンな環境は自然とリラックスした気分になれるので、アイデア出しにも適していると言えるでしょう。
オープン会議スペースと通常の会議室との違い
オープン会議スペースは、通路や執務室の一角に設けられることも多く、テーブルや椅子が設置されたオープンな空間です。予約不要で使用できるため、少人数での簡単なミーティングに向いています。スペース効率が良く、オフィスの複数箇所に設置することができます。
従来型の会議は、壁に囲まれたクローズな空間で行うため会話の内容が漏れにくく、機密な情報を扱うのに適しています。ホワイトボードやプロジェクターを活用することができ、大人数・長時間の会議に適しています。一方でかしこまった雰囲気で発言がしにくい、スペースをとるので何部屋も作れないといったデメリットもあります。
オープン会議スペースのメリット・デメリット
オープン会議スペースには、どのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。それぞれについて解説していきます。
オフィスのオープン会議スペースを設置するメリット
1つ目のメリットとして、予約不要で使えることが挙げられます。スペースが空いていればすぐにミーティングが行えるため日程調整の手間を削減できます。
2つ目のメリットは、発言をしやすいことです。フラットな雰囲気でメンバーが気軽に発言でき、濃密な会議が行えます。
3つ目のメリットは、意思の疎通が早くなる点です。ミーティングの必要があるときに、必要なメンバーがパッと集まって会議を行えるので効率的です。
オフィスのオープン会議スペースを設置するデメリット
デメリットは、オープンなスペースゆえに、会話の内容が周囲に筒抜けになってしまうことが挙げられます。また、プロジェクターやホワイトボードなどのツールが使用しにくいため、大型の会議には向きません。
オープン会議スペースの種類
一口にオープン会議スペースといっても、その種類はさまざまなものがあります。会議スペースの種類によって、どんなシーンに適しているのかを詳しく見ていきましょう。
フルオープン型ミーティングスペース
フルオープン型はパーテーションなどを設置せずに、完全にオープンな形でテーブルと椅子を設置します。社内のちょっとした空間にいくつもスペースを設置することができ、手軽にミーティングが始められます。
少人数での会議に使用するほか、カフェスペースとしても活用できますが、会話の内容が周囲に筒抜けになってしまうため注意が必要です。
セミオープン型ミーティングスペース
セミオープン型は、低めのパーテーションやホワイトボードを設置して、ある程度まで目線を遮るように区切られているのが特徴です。スペースを完全に仕切るわけではないため、オープンでありながら集中できる環境でリラックスしてミーティングが行えます。
スタンディング型ミーティングスペース
スタンディング型は、椅子を設置せずに立ったままミーティングを行うスペースです。簡単なミーティングや、時短で済ませたいときに役立ちます。デスクワークで座りっぱなしになりがちな人にとっては、立つ時間を作ることで血流を良くするなど健康面のメリットも期待できます。
オープン会議スペースを導入する方法
オープン会議スペースを実際に導入する場合、どのような流れで行ったら良いのでしょうか。ここでは、実際の導入の流れやポイントについて解説します。
目的を決める
ミーティングスペースは使用する目的によって、必要なスペースの種類が変わってきます。
少人数でのミーティングや、リフレッシュスペースにはフルオープン型。簡単なWeb会議や、個別面談のスペースに適しているのはセミオープン型。ミーティングの時短や、簡単なミーティングに適しているのはスタンディング型です。
実際の使用目的に合ったミーティングスペースの環境を整えましょう。
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設置場所や規模（人数・広さ）を決める
まずはオフィス内のどこにミーティングスペースを設置するのか、規模はどの程度にするのかを検討します。さまざまな用途に使えるように大規模で設置するのか、共用部分に小規模に設置するのかなど、具体的な活用例をイメージして決定しましょう。
デザインやオフィス家具を決める
ミーティングスペースを設置する場所や規模が決定したら、デザインのコンセプトを決めましょう。そのコンセプトに合わせて、必要なオフィス家具や会議サポートツールを選びます。
ここからはオフィス家具の選び方について解説します。
会議テーブル
ミーティングスペースにまず欠かせないものは、会議テーブルです。天板、脚の形状、プラスアルファの機能を用途や場所に応じて選びましょう。
＜天板の形＞
四角形： 並べて使えるスタンダードな形
円形： 円滑なコミュニケーションが取れる
U字型： モニターが見やすく情報共有がしやすい
＜天板の高さ＞
ロー： リラックスしたカジュアルミーティング
標準： 集中して長時間のミーティング
ハイ： 短時間のミーティング
スタンディング： 報連相、アイデア出しに
＜脚の形状＞
四本脚： レイアウトがしやすい一般的な形
T字脚： 横からの立ち座りがラク
ベース脚： どの方向からも座りやすい
＜プラスアルファの機能＞
キャスター脚： 移動やレイアウトの変更が容易
配線機能： PCやモニターを使う場合便利
折りたたみ・スタッキング： コンパクトに収納可能
ミーティングチェア
テーブルが決まったら、次に椅子を選びます。ミーティングチェアは脚の形状と張地の素材に注目して選びましょう。
脚の形状は4本足やキャスター付き、スタッキングできる製品などがあります。張地の素材は、蒸れにくいメッシュ素材、厚みがあり柔らかなクロス素材、汚れに強いレザー素材、そして張地なしのものがあります。
会議用家具・会議サポートツール
オープン会議スペースにソファーやスツールを配置して、カフェ風なリラックスした空間を作る会社も増えています。ファミレスのようなソファーブースや、背もたれの高いソファーでセミクローズドな空間を作るのも人気です。
あると便利な会議サポートツールには、ホワイトボードやモニター・ディスプレイがあります。オープン会議に使うホワイトボードは「キャスター付き」「スタッキングできる」「省スペースな縦型」のものがおすすめです。また、4人以上のテーブルには画面共有のためにモニター・ディスプレイを設置すると便利です。
予約なしですぐに会議ができるオープンミーティングスペース
この記事では、オープンミーティングスペースのメリット・デメリットや、種類、設置する際のポイントについて解説しました。明るくフラットな雰囲気のミーティングは、業務の効率化を図るだけでなく、社員の円滑なコミュニケーションの場としても活躍します。
オープンミーティングスペースを導入することで、新たなアイデア出しやさまざまな意思決定を、短時間かつ効果的に行えるようになります。オフィスのちょっとした空間に設置できるため、目的に合ったオフィスデザインを取り入れてみてはいかがでしょうか。
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