Web会議のスペースはどう確保する？おすすめはワークブース！

コロナ禍の影響もあり、一般的になったWeb会議。便利なWeb会議ですが、Web会議をするスペースがないオフィスも多いのではないでしょうか。

本記事では、Web会議をするにあたり便利なアイテムであるワークブースに関して詳しく解説をしていきます。Web会議の頻度が多い方にとっては貴重な情報になりますのでぜひ参考にしてみてください。

Web会議のお悩み・問題点を紹介

現在は働き方改革やコロナ禍の影響によるテレワークの推進により、Web会議を実施する企業が増加しています。Web会議は行う場所などに制限されることなく、同時に複数人での会議が可能になりとても便利な方法です。

しかしその一方で、問題として挙げられるのが「周りの音」「会議をする場所」「セキュリティ」です。ここからはその3つの問題について詳しく解説をしていきましょう。

Web会議では周囲の音や声が入ったり、逆にWeb会議の音声がうるさいという悩みは多いです。たとえば子供のいる家庭では子供の声や、または自分以外の家族の生活音などが会議中に相手に聞こえてしまうこともあります。

またオフィスでWeb会議を行う場合でも、周囲の人の作業音・話し声などが相手に聞こえてしまう恐れもありますので注意が必要です。

周囲の音ばかりを気にしていると会議に集中できず重要な話を聞き逃すなんてことにもなりかねません。

そもそもWeb会議を行う場所がないというケースも多いようです。自席で行うと周囲の迷惑になるケースも多く、専用のスペースが必要です。しかし、オフィスの会議スペースにも限りがあり、いざWeb会議をするときに他の人が会議室を使っている場合もあるでしょう。

自宅でも、自分の部屋がなかったり、Wi-Fi環境でなかったりとその問題はさまざまあり、Web会議を行う場所に困っている方は多いようです。

Web会議をカフェのようなスペースで行う場合は情報漏洩に気をつける必要があります。このようなスペースでは不特定多数の人が利用しています。そのためパソコンの画面を見られたり、話している内容を聞かれたりと、リスクが高くなってしまうでしょう。

またこのような場所でWi-Fiを使用すれば暗号キーが未設定だったり、非常に古い暗号化が使用されている恐れもありますので、インターネット環境にも注意が必要となります。

ここまではWeb会議を行う際の問題点などについて詳しく解説をしてきました。それではWeb会議を行いやすいおすすめの場所はあるのでしょうか？

ここからはWeb会議を行ううえでおすすめの場所を紹介していきますので、ご自身のワークスタイルに適した場所を選んでいきましょう。

貸会議室は特定の人しか出入りすることがないため、騒音や雑音はあまり気になりません。そのためWeb会議の際に貸会議室を利用する企業も増えています。その反面わざわざ貸会議室まで移動する手間やコストがかかるため、気軽に行えないのが現状です。

社員の憩いの場所、セカンドオフィスの場所として人気が上昇しているのがコワーキングスペースで、現在はサテライトオフィスとして活用している企業も増加傾向にあります。

Wi-Fi環境も整っており、そのほか各種事務器具や会議室も設置されているため、カフェやカラオケボックスよりも長時間仕事をする環境が整っているといえるでしょう。

しかし近年人気のコワーキングスペースですが、多数の人間の往来があるため、情報漏洩のリスクが発生してしまいます。

現在、多くのカラオケチェーン店がリモートワークを推進していくためのサービスを展開しています。さらにカラオケボックスは本来、密室で防音構造であるため周囲を気にする必要もなく、Web会議におすすめの場所といえます。

また特定の人間しか出入りがないため情報漏洩の心配も少なく、リラックスして仕事に取り組むことができるでしょう。利用料金も低価格で済むので安心して利用ができます。しかし時間帯によっては隣室の音がうるさいのがデメリットです

本記事ではWeb会議時の悩みや、その問題点を紹介し、その上でおすすめのアイテムであるブース設置について紹介してきました。しかし実際にオフィスにブースを設置しようと思っても高額な費用がかかってしまいます。

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