コロナ禍によってテレワークを導入する企業が増えている中、オフィスのあり方について見直しが求められてきています。そこで今回はオフィスの見直しを検討している方に向けて「オフィス縮小移転とはなにか？」「オフィス縮小・移転するときのポイント」を解説していきます。
オフィス縮小・移転とは？
オフィス縮小・移転を検討しているという企業が増えています。実際に縮小移転する大企業も多く、1人当たりのオフィス面積も年々縮小傾向にあります。ある調査では1人当たりオフィス面積の平均は2011年には4.00坪でしたが、2019年は3.71坪だったとのことです。オフィス縮小・移転が増えている理由はやはり、テレワークの定着による出社率の低下です。
テレワークをする社員が増えれば出社率は必然と下がります。ほとんどの社員がテレワークで働くことでオフィスには不要なスペースが出てきます。その不要なスペースをなくすことでコスト削減をしたり、業務の効率を上げるためにオフィス縮小する企業が増えている背景があります。
またテレワークとオフィスワークを適度に両立させることで、社員の働き方満足度を向上させようとしているのも、導入する企業が増えている理由です。
オフィス縮小・移転のメリット
賃料やさまざまなコスト削減ができる
オフィス縮小をすることで仕事場の面積が小さくなりますが、その分光熱費や賃料といった月々の固定費コストを削減することができます。
また固定費だけでなく、オフィス家具といった備品も最小限に抑えられます。テレワークができるようになる社員を増やすことができれば、交通費を支給する必要もなくなりますし、社員一人ひとりの移動時間もなくなります。
生産性の向上や業務効率化が期待できる
オフィスに出社しないとできないような仕事とテレワークでもできるような仕事を分けることで生産性向上と業務効率化が期待できます。
たとえばオフィスに出社しないとできないような仕事というのは、重要書類作成や顧客への接客対応ですね。その反対にテレワークでもできるような仕事は、プレゼン資料作成やWebでの会議等ですね。
このように社員の希望の働き方に合わせて働ける環境をつくることで、生産性向上や業務効率化が期待できるのです。
オフィス縮小・移転のデメリット
オフィス縮小・移転するためのコストがかかる
オフィスを縮小・移転する際には、引越し費用や新しいオフィスを探したりと、初期コストがかかってしまいます。今のオフィスを縮小する場合でも、レイアウト変更や電気工事といったコストもかかります。
オフィス縮小をすれば、長期的にコストは大きく削減できますが、縮小時にはコストがかかることを意識して準備を進めることをおすすめします。
社員のモチベーション低下のリスクがある
テレワークを導入することは、交通費の支給や社員の通勤時間を削減することができてお互いにメリットしかないと思いますが、テレワークにもデメリットはあります。
それはテレワークはコミュニケーションやチームワークがとりにくいということです。テレワークは社員が離れた場所で仕事をするので仕事のモチベーションが保てない人が多いです。
なので会社はそんなモチベーションを下げないように、テレワークでの働き方を工夫する必要があります。たとえば定期的なオンライン会議やビジネスチャットの活用です。
オンラインであれ定期的にコミュニケーションをとる場を設ければ、チームの連携もとれて社員のモチベーションも保てるという効果が期待できます。
オフィス縮小・移転時のポイント・働き方
ここまででオフィス縮小・移転とは何か？ 縮小・移転するメリット・デメリットはなんなのか？ について解説しました。ここからは実際にオフィス縮小・移転する際のポイントを紹介していきます。
オフィス縮小・移転時に注意すること
オフィス縮小をする前に自分の会社はオフィス縮小をする必要があるのかをきちんと考えましょう。そうしないとせっかくコストをかけて行ったオフィス縮小が会社にとってデメリットにつながってしまうからです。
たとえばオフィス縮小をした後に、人員を増やしたり新たに組織を変更したりしてすぐにオフィスを拡張しては意味がありません。これではオフィス縮小してもコストが削減できるどころか、倍以上コストがかかってしまいます。
そのようなミスを防ぐためにも、「今後の会社の動きを見て、オフィス縮小はするべきかどうか？」を入念に確認しておきましょう。
テレワークの推進
オフィスを縮小するためには、テレワークができる社員を1人でも多くすることがポイントです。出社せずに在宅でも仕事ができる人が増えれば、その分オフィスの不要な面積が生まれるからですね。
テレワークをする社員を増やす方法として、書類等のペーパーレス化を進める方法があります。というのもテレワークができない人の理由を見ると、「書類がオフィスにあるから出社しないと仕事ができない」という人が多いです。
つまりペーパーレス化をすればパソコンで管理することができるので、わざわざ出社しなくてもよくなります。そのためには、ペーパーレス化した後の管理方法やセキュリティ対策をしっかりと行う必要があります。
フリーアドレス、ABWの活用
テレワークのほかにフリーアドレスやABWといった働き方を活用する方法もあります。フリーアドレスは場所にとらわれず各社員の好きな場所で仕事ができるものです。
またABWとは働く人が仕事内容に合わせて働く場所を自由に選べるスタイルのことです。フリーアドレスの進化版とも言われます。フリーアドレスと何が違うのかというと、オフィスに出社しないことも含まれる点です。
フリーアドレスは出社したオフィス内の自由な場所で仕事ができるスタイルです。一方でABWはオフィスに出社しないことも含んだ働き方になります。自宅やカフェ、ホテルといった自分が一番働きやすい場所を自由に選べるのがABWです。
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