新型コロナウイルスの感染拡大の影響を受け、ここ数年で働き方がガラリと変わった方も多いのではないでしょうか。中でもテレワークの普及によるWeb会議システムの導入は、業界を問わず社会的に大きく進んだ部分といえるでしょう。このWeb会議を行うためのツールにはさまざまな種類がありますが、それぞれの持つ特徴を理解して最適なものを選ぶ必要があります。
今回はWeb会議システムについて、無料版と有料版の違いやおすすめツール、自社の使い方に合ったサービスを選ぶためのポイントについてご紹介します。
（※本記事の内容は執筆時点のものです）
導入企業が増えているオンライン会議とは
オンライン会議とは、ネットワーク回線を通じて行われる非対面式の会議を指します。社内ネットワークを使ったクローズドな会議も含まれますが、この記事ではより一般的な「インターネット回線を使って遠隔地にいる相手と行う会議」としてオンライン会議ツールを解説していきます。
働き方改革の動きに加え、近年は新型コロナウイルスの影響もあってテレワークが広く普及したことにより、オンライン会議を導入する企業が急増しました。専用の機材や回線を必要とせず、パソコンやスマートフォンがあれば利用できる手軽さも普及の要因といえます。
Web（リモート）で会議をするメリット
特定の場所に集まらずに会議を行うことにより感染対策になるほか、参加者の移動時間や交通費を削減できます。また、自宅や営業先、出張先といった場所を問わず会議に参加できるため多様な働き方に対応するだけでなく、業務効率も上がります。Web会議システムは低コストで導入できるものが多いのも、企業にとって嬉しいポイントです。
オンライン会議の種類とおすすめツール
実際にオンライン会議が利用できるシーンにどのようなものがあるのかご紹介します。
会議・打ち合わせ
オンライン会議として最も一般的に知られる使い方が、会議・打ち合わせです。ビデオ通話の形でお互いの顔を見て意見交換することができます。画面共有などの機能により、効率よく情報を伝えることも可能です。
10人程度の少人数の会議であれば無料ツールでも十分ですが、100人単位の大規模な会議や経営幹部も参加する機密性の高い会議の場合は、セキュリティ面で安心な有料のツールを使うのがおすすめです。
説明会・セミナー
新卒採用のための会社説明会や研修、商品説明会やセミナーといった多人数が参加するイベントも、オンライン上で開かれることが増えました。
このような1対多人数のやり取りになるイベントには、チャットやアンケート機能のあるツールを使うことが推奨されます。参加者の反応が知れるだけでなく、質問や意見を受け付けてコミュニケーションを取ることもできるため便利です。
採用面接・商談
採用面接や商談といった場面では、特化型のツールを利用するのがおすすめです。面接のリマインダー機能により参加者の離脱を防ぐものや、電子契約書の送受信が可能でスムーズに商談が進むものなど、さまざまな種類から利用目的に合ったツールを選ぶことができます。
無料ツールと有料ツールの違い
Web会議システムには無料版と有料版があり、それぞれの特徴となるポイントがいくつかあります。以下でひとつずつ見ていきましょう。
会議人数や利用時間の制限がある/ない
無料版のWeb会議システムでは多くの場合、会議に参加できる人数に限りがあります。無料では最大100名程度まで参加できるものが一般的ですが、有料版であれば500名や1,000名など大規模な会議が行えるものもあります。
音声や映像の品質
有料版に比べて、無料版では音声や映像の品質が下がる場合があります。相手の話が聞き取れるか、画面上の文字など表示内容が分かるかどうかを事前に確認して、会議に支障がないかチェックしておきましょう。
セキュリティ対策
無料版のWeb会議システムでは、セキュリティ対策についても有料版に比べて劣る場合があります。利用したいシステムのセキュリティ対策をよく確認し、不安があれば有料版を利用することも検討しましょう。
オンライン会議ツールの選び方
オンライン会議ツールにはさまざまな種類がありますが、自社の使い方に合ったものを選ぶため、チェックしておきたいポイントをご紹介します。
音質や映像の品質・接続の安定性
会議中に音声が途切れたり、映像が乱れたりするとスムーズに進行できずストレスになります。接続の安定性に関しては個々の通信環境が原因になることもありますが、システムそのものが持つ安定性を確かめることが重要です。
同時に接続可能なアカウント数
オンライン会議ツールを使う目的は企業によってさまざまです。少人数でのミーティングや面接に使うのか、多人数での研修やセミナーに使うのかなど、用途に合わせて具体的な人数を確認し、適切なツールを選びましょう。
操作のしやすさ・使いやすさ
機能が多いツールは操作方法が分かりづらい場合が多く、導入しても使いこなせずに苦手意識が生まれてしまうパターンもあります。誰が見ても直感的に扱えるシンプルなデザインのものがおすすめです。
導入費用
オンライン会議ツールを導入するうえで、費用対効果をしっかり考えることが大切です。導入にかかる初期費用やランニングコストと、削減を期待できる交通費等の費用を比較して予算を決め、コストと品質のバランスを考えてツールを選びましょう。
機能
会議中にあると便利な機能が備わっているツールを選ぶと、会議効率が上がって便利です。画面共有やチャット機能などの基本的な機能だけでなく、録画や他社ツールとの連携が可能なものもあるため、それぞれの特徴を知ったうえで使いやすいツールを選ぶことが望まれます。
セキュリティ対策
オンライン会議では機密情報を含む画面共有などを行うため、情報漏洩のリスクがつきものです。IPアドレス制限や参加時パスワードの設定など、第三者からの不正アクセスを防ぐ仕組みがしっかり備わっているかどうか確認しておきましょう。
無料版・有料版オンライン会議ツール7つを比較
ここからは、おすすめのオンライン会議ツールをご紹介します。それぞれの特徴を踏まえて、自社にとって最適なものを検討してください。
Zoom（ズーム）
Zoomは、無料で使えて通信も安定しており、国内で最も知名度の高い定番オンライン会議ツールのひとつです。参加人数は100名まで、40分間までの制限がありますが、有料プランにアップグレードすることで多人数、長時間の会議が可能です。
Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）
Microsoft Teamsはマイクロソフト社のサービスのひとつで、Office系ツールとの連携に便利なため、普段からWordやExcelを利用している企業にとっては導入のハードルが低いでしょう。有料プランでは参加人数の拡大や録画機能の搭載などの特徴があります。
Google Meet（グーグル ミート）
Google MeetはGoogleカレンダーと連携することで、会議予定を自動でメンバーに共有・通知することが可能。アプリが不要で、ブラウザから簡単に参加できるのも特徴です。セキュリティにも優れており、Googleのサービスをメインで使っている企業に推奨します。
Skype（スカイプ）
最近のようにオンライン会議が一般的になるよりもずっと昔から、無料ビデオ通話ツールとして知名度の高いSkype。チャットや画面共有の機能も備わっていて、無料で最大50人までのビデオ会議が可能です。なお現在はMicrosoftに買収されたため、先述した同社の「Teams」との相互連携が強化されています。
BIZMEE（ビズミー）
BIZMEEはアプリのインストールや会員登録不要で使える完全無料のツールです。導入の手軽さに加えて、会議の主催者と参加者の双方から書き込みできるホワイトボード機能も特徴です。参加可能人数は6人までですが、少人数の会議に使うには非常に便利です。
Live On（ライブオン）
Live Onは独自の技術でデータ量を調整し、途切れない通信を実現する有料ツールです。その安定性が最大の強みで、海外との会議など不安定になりがちな状況でも安心して利用できます。導入実績が高く、他社ツールからの乗り換え先として選ばれることもあります。
V-CUBE（ブイキューブ）
V-CUBEは映像や音声の品質が高く、さらに通信が不安定な場合は自動で映像品質を調整して途切れを防ぐ機能も付いています。操作方法が分かりやすいシンプルなデザインも魅力的な有料ツールです。
Web会議用にマイクやカメラの設備や静かな環境も整えよう
社内外とのやり取りにWeb会議システムを導入すれば、多様な働き方に対応しながら業務効率を上げることができます。使いやすさやセキュリティ対策などツールごとの特徴を知り、自社の用途に合ったサービスを見つけてください。
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