ここ最近、テレワークが一気に普及したことにより身近になったWeb会議システム。場所に縛られずどこからでも会議に参加することが可能です。
ではWeb会議システムを利用するために必要な機材にはどのようなものがあるのでしょうか。今回はWeb会議を行うために必要な準備や周辺機器、その選び方のポイントについてご紹介します。
Web会議とは
Web会議とは、インターネット回線を使って遠隔地の相手と行う会議のことです。パソコンやタブレットなどのデバイスがあれば、どこからでも簡単に会議に参加することができます。感染症対策や働き方改革が意識されるようになり、近年はWeb会議を導入する企業が急増しました。
Web会議の種類
Web会議として一般的に想像しやすいのは、少人数で行う会議・打ち合わせではないでしょうか。しかし少人数での会議以外にも、Web会議システムを使える場面はいろいろあります。
例えば主催者に対して参加者の数がかなり多くなる研修・セミナーといったイベントや、1対1で行う商談や面接にも利用できます。海外のような遠くの拠点とも簡単にやり取りができるほか、仕事以外でオンライン飲み会に使用するという例もあります。
Web会議の方法や必要なものを導入から開催まで紹介
実際にWeb会議を行うにあたって、必要な道具や手順はどうすれば良いのか、以下で見ていきましょう。
機材を準備する
Web会議システムを利用するにはパソコンなどのデバイスとインターネット環境があれば十分ですが、より快適な環境づくりのため、カメラやヘッドセットにこだわるのも一案です。機材についてそれぞれご紹介します。
パソコン、タブレットなど
まずはWeb会議に参加する入り口として、パソコンやタブレット、スマートフォンといったデバイスが必須です。映像と音声でやり取りするため、ある程度の通信量に耐えられるスペックを持つものが必要になります。画面の大きさや持ち運びのしやすさといった面からも、自分が使いやすいものを選びましょう。
カメラ
パソコンやタブレットといったデバイスには、基本的にカメラが内蔵されていることがほとんどです。機種によってカメラの性能は異なります。高画質を求める場合、またはそもそも手持ちのパソコンにカメラが内蔵されていない場合などは、外付けカメラを導入すれば対応できます。
ヘッドセット
ヘッドセットとはイヤホンとマイクが一体となった機器で、画面越しに相手の話を聞く、自分が発言するといったWeb会議の場面では非常に便利です。周りに人がいる環境でも音漏れが気にならないうえ、周囲の雑音をさえぎることもできます。また、自分の声もマイクを通してクリアに伝えることができるため、会議の相手にとっても助かります。
マイクとスピーカー
マイクとスピーカーは、周囲に人がいない場所でWeb会議に参加する場合や、同じ場所から複数人でWeb会議に参加する場合に利用するのがおすすめです。1台で複数人の声が拾えるマイクがあれば何かと便利です。
インターネット環境
画像や音声が乱れることなく、スムーズにWeb会議を行うためには、快適なインターネット環境が不可欠です。データ量が多くても通信速度が不安定になりにくい回線を準備して環境を整えましょう。
Web会議システムを導入する
道具の準備が整ったら、どのWeb会議システムを利用するか決めます。Web会議用のツールには無料版と有料版が選べるものや、アプリのインストールが必要なものなど種類が豊富ですが、用途に合ったものを選んで導入しましょう。
Web会議のスケジュールを調整する
Web会議を行うには、参加者のスケジュールを調整することが必要です。どこから参加するか場所は問いませんが、会議の開始時間はしっかりと全員が把握しておかなければなりません。
会議資料のデータを共有する
Web会議は対面で行う会議ではないため、当日に資料を手渡しすることができません。会議ステム上で資料データをやり取りすることも可能ですが、事前にメールなどで送っておくと安心でしょう。
Web会議を開催する
ここまで準備が整えばいよいよWeb会議を開催します。参加者には事前に専用のURLやアクセス方法を周知しておき、決めておいた開始時間から会議を始めます。
Web会議のメリットとデメリット
Web会議のメリット
Web会議はネット回線とパソコンなどの基本的な環境があればすぐに始めることができるので、導入コストが低く抑えられます。また場所を問わず行えることにより、参加者の移動時間や交通費、会議用の場所の確保といった部分も削減できます。会議の録画機能や資料データの共有を行うことで業務効率が上がる点もメリットです。
Web会議のデメリット
Web会議のデメリットとしては、通信環境または契約プランによって画質や音質が左右され、ストレスに繋がりやすいという点があります。複数人が参加して意見を出し合うような形の会議では、参加者の反応や発言のタイミングといった雰囲気を共有しにくいという面もあります。
慣れれば気にならなくなる部分もありますが、有料タイプの会議ツールを使って快適にやり取りできる環境を整えることも必要かもしれません。
無料版と有料版のWeb会議システムの違い
Web会議システムには無料版と有料版があり、無料版では同時に会議に入れる人数や利用時間に制限のある物がほとんどです。音声や映像の品質、セキュリティ対策、録画機能の有無についても無料版では劣る部分があるので、導入前にしっかり比較検討してください。
必要なものを用意してWeb会議をスムーズに進めよう
Web会議システムは、今後ますます仕事をするうえで一般的な方法となっていくでしょう。企業や個人がWeb会議に必要な環境を揃えること、そして使い方を熟知することが求められます。費用対効果についても考えながら、用途に合った機器やサービスを選んでください。
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