お客様をお迎えする際には、きちんとした応接スペースで接待したいものです。応接室のレイアウトや配置するオフィス家具によって、過ごしやすさや来客に与える印象は大きく変わります。
今回は、応接室のレイアウトや応接セットの購入を検討中の方に向けて、レイアウトの基本的な考え方、オフィス家具選びのポイントについて解説していきます。お客様が気持ちよく過ごせるような応接室の作り方について知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
応接室の役割と会議室との違い
応接室にはどのような役割があり、会議室との違いはどこにあるのでしょうか。「応接室」とは会社を訪れたお客様をお迎えして、接待する部屋のことです。お客様がリラックスして過ごせるように、応接室にはローテーブルやくつろげるソファが配置されるのが一般的です。
一方、「会議室」は名前のとおり会議、プレゼンなど仕事の打合せをする部屋です。資料を置ける広さや読み書きがしやすい高さのある会議テーブル、打合せ人数分のオフィスチェア、プロジェクターなどが配置されます。
応接室と会議室の両方を設置するスペースがないという場合には、会議室を応接室として利用することも検討してみましょう。会議室と兼用する場合は、接待と会議の両方に対応できるようなオフィス家具を選ぶ必要があります。
使用する目的によって適したレイアウトや配置するオフィス家具は異なりますので、事前に明確にしておきましょう。
応接室をレイアウトするときのポイント
応接室をレイアウトするときに押さえておきたい5つのポイントについて解説します。
ビジネスマナーに沿ったレイアウトにする
1つ目のポイントはビジネスマナーに沿ったレイアウトにすることです。来客や目上の方が座る位置が上座（出入口から最も奥の席）になるように、ソファやオフィスチェアを配置しましょう。また、長椅子は上座となりますので入口から遠い方に配置します。
ただし、窓からの景観が良い場合や絵画が見える席があった場合、一番良く見える席が上座となることもあるため注意しましょう。
エントランス・入口付近にする
2つ目は、応接室の場所をエントランスや入口付近に配置することです。おもてなしという観点からいうと、応接室は来社されたお客様がすぐにたどり着ける位置が最適です。入口から遠いとお客様を歩かせる手間や時間を取らせてしまいます。
ただし、応接室は重要な会話をすることもありますので、防音性にも配慮しましょう。応接室が執務スペースに近い場合、防音性のあるパーテーションを使用するなどの工夫が必要です。
応接室までの動線をスムーズにする
3つ目は応接室までの動線をスムーズにすることです。エントランスからすぐにたどり着ける位置に配置できない場合でも、セキュリティ保護の観点から、執務スペースを通る動線にならないようにします。お客様がスムーズに歩けるように、通路には余計なものを置かない、社員の通り道とは分けるなどを意識した配置にしてください。
快適な空間づくりを意識する
4つ目は、快適な空間づくりを意識することです。見栄えの良さはもちろんのこと、長時間座っても疲れにくい品質の高いものをおすすめします。絵画や観葉植物を置くなど、インテリアにこだわるのも良いでしょう。おもてなしの気持ちが伝わるようにオフィス家具にこだわり、快適な空間にしつらえましょう。
会社の個性やイメージに合わせる
5つ目は、会社の個性やイメージに合わせることです。応接室といえば高級感ある革張りのソファのイメージですが、カジュアルな企業ではスタイリッシュなデザインのソファを置くのも適しています。コーポレートカラーをインテリアに取り入れる、カタログや会社の商品を陳列するなど、さまざまなところに工夫の余地があります。
応接室に置くオフィス家具セットの選び方
応接室に置くオフィス家具セットの選び方のポイントを3つご紹介します。
応接室のサイズで選ぶ
選び方1つ目のポイントは、応接室のサイズで選ぶことです。応接室のサイズに対して大きすぎるオフィス家具を選ぶと、圧迫感や窮屈さを感じさせてしまいます。反対に、家具が小さすぎると殺風景な印象を与え、落ち着かない空間になります。まずはレンタルサービスを利用して実物を置き、サイズ感を確認するのも良いでしょう。
使う目的や人数で選ぶ
選び方2つ目のポイントは、使う目的や人数で選ぶことです。筆記やPCを使用する場合、テーブルはローテーブルよりも高さのある会議テーブルがおすすめです。また、使用する人数が2人か4人か、さらに多いのかによって必要となるスペースや家具も変わります。大人数で使う機会が少ない場合、予備の椅子を用意して対応するのも一つの方法です。
素材で選ぶ
選び方3つ目のポイントは、素材で選ぶことです。ソファの素材がレザーだと耐久性が高く、高級感や重厚感のある雰囲気になりますが、コストは高くなります。ファブリックやビニール素材だとカジュアルな雰囲気でコストを抑えられますが、耐久性は低くなります。予算や会社の雰囲気に合わせて素材を選んでみましょう。
テーブルやソファにこだわって、応接室をくつろげる空間にしよう
応接室を設置する場合、接待のみで使うのか、会議スペースとしても使いたいのかによって必要となる広さやレイアウト、家具の種類が変わってきます。ビジネスマナーに沿ったレイアウトにするのはもちろん、テーブルやソファの大きさ、高さ、素材などにもこだわって、おもてなしの気持ちが伝わる応接室を作りましょう。
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