企業にとって、自社のイメージや印象に大きな影響を与えるオフィスエントランス。取引先や自社の従業員、面接に訪れる人など訪問者に好印象を持ってもらえれば、たくさんのプラスの効果があります。
その会社にとっての「顔」ともいえるエントランスを、より魅力的にしてプラスの効果を高めるためにはどうすればいいでしょうか。デザインやコンセプトなど、さまざまな要素が重要になってきます。
今回は、オフィスの移転やレイアウト変更などをお考えの企業に向けて、オフィスエントランスの重要性やその効果を解説していきます。内装などのデザインやレイアウトなどのポイントを一緒に見ていきましょう。
オフィスのエントランス・受付による効果とは？
オフィスのエントランスは、自社のアピールをするには最適な場所です。ここに力を入れることで取引の円滑化、社員の満足度向上などに加えリクルーティングでも効果を期待できます。
まずは、エントランスの持つ2つの重要な役割・効果について解説します。
企業のイメージを左右する
来訪者がその会社にやってきて、真っ先に目にする場所がエントランスです。「企業の顔」といえるエントランスが、掃除や整理整頓がされていないとどんな印象を与えるでしょう？
人にとっても会社にとっても、第一印象はとても重要です。訪問者に最初にポジティブなイメージを持ってもらうことで、その後の良好な関係を築く第一歩となります。相手にどのようなイメージを持ってほしいかをよく検討したうえで、エントランススペース作りを開始すると良いでしょう。
ブランディングにつながる
エントランスは自社のコンセプトカラーをあしらったり、企業理念やビジョンをイメージしたデザインにしたりすることで、ブランドのPRの有効な場になります。
視覚的なイメージは、時に言葉よりも多くのことを伝えられます。社内外の人に対して会社のブランドイメージを確立し、他社との差別化を図りましょう。さらに、受付に自社製品を配置したり、サービスの紹介を展示したりすることで、ブランドや企業活動の認知にもつながります。
オフィスのエントランスに必要な設備・備品
次に、エントランススペースを作るにあたって必要な設備や備品を見ていきましょう。いくらおしゃれで素敵な受付を用意しても、不便な状態では意味がありません。来た人にとって使い勝手の良い設備を用意することが大切です。
一般的にまず受付カウンターを設置する事例が多いでしょう。有人のカウンターにするか無人にするかは、業種や規模、来客の頻度に応じて検討すると良いですね。
有人カウンターの場合、立ったまま応対するハイカウンターの設置がおすすめです。無人の受付カウンターの場合には、呼び出しのための電話機やタブレットを設置しましょう。小規模なオフィスの企業では、電話台と電話機をのみの設置や、タブレットスタンドとタブレット端末のみの設置にすると限られたスペースを有効活用できます。
その他にも、企業のロゴや看板、社内の案内図、デジタルサイネージなどを配置することもおすすめです。昨今では、感染症対策のために消毒液の設置もあると良いでしょう。
オフィスのエントランスを設計するときのポイント
エントランスの効果や必要な備品について理解したところで、続いて内装やコンセプトなど設計の際のポイントをご紹介します。デザイン・おもてなし・ブランディング・明るさの4つの視点でそれぞれ解説していきます。
デザインを統一する
エントランスのデザインや色味と、配置する家具や設備、照明などのデザインのイメージを統一するようにしましょう。まとまりのない、ちぐはぐな受付では好印象を与えることができません。
エントランスだけ力を入れすぎて、執務エリアに進むとがっかり……とならないよう、オフィス全体で内装やデザインを統一することも重要です。
おもてなしの要素を取り入れる
おしゃれさや奇抜さなどにこだわりすぎず、ホスピタリティを意識することも大切です。商談や面接の時間まで受付で待つ人のために、ソファやテーブルを配置しくつろげるようにすると良いでしょう。観葉植物などのグリーンをあしらうことで、リラックスできる環境を作るのも効果的です。
ブランディングを意識する
魅力的なエントランスを設計しても、それが自社のブランドイメージと相違していては意味がありません。ブランディングを意識し、どんな企業イメージを与えたいか、しっかりと事前にコンセプトやテーマを検討したうえで設計にあたりましょう。企業ロゴやエントランスサインなどを目に付くように設置することもおすすめです。
照明の明るさに注意する
照明の明るさによっても会社の印象は大きく変わります。暗いイメージを持たれないよう、外の光を取り込んだり照明を設置したりして、適切に明るさをコントロールしてください。明るく清潔感やスタイリッシュさを演出したい時は、昼光色。暖かくリラックスした雰囲気を演出したい時は電球色といったように、色味も気を付けて照明を配置しましょう。
オフィスのエントランスをレイアウトするときの注意点
最後に、オフィスのエントランスをレイアウトする際の注意点について解説します。デザインや内装だけでなく、利便性や機能性も重視したエントランスにしましょう。ここでは、動線・ゾーニング・使いやすさ・セキュリティ対策・機密情報の取り扱いの5つの切り口で考えていきます。
このポイントをしっかりおさえることで、社員も来訪者も双方が使いやすい快適なオフィス環境の実現につながるでしょう。
動線
エントランスを通るのは、来訪者だけではありません。自社の従業員も出入りをする場所なので、動線（人が移動する経路）が重なると双方に不便を感じさせることになります。できる限り動線が重ならないよう配慮しましょう。受付の場所を従業員の動線と別のルートに設けて、来訪者の動線を誘導することも可能です。
ゾーニング
来訪者のスペースと従業員のスペースをしっかりと分ける、ゾーニングも重要です。エントランスの近くには、来訪者を招き入れる会議室や応接室を配置すると良いでしょう。また、機密情報を扱う部署などは、エントランスから遠い位置に配置することが望ましいです。
使いやすさ
訪問者にとっての利便性だけでなく、日々利用する従業員にとっても使いやすいエントランスにすることが大切です。観葉植物などのグリーンを配置して癒しを与え、執務エリアまでの動線もスムーズに移動できる設計が良いでしょう。毎日出社した時にモチベーションがあがるようなエントランスが理想ですね。
セキュリティ対策
明るく開放的で入りやすい雰囲気のエントランスは良いイメージを与えますが、反対に無関係の人が勝手に入るリスクもあります。受付以外の執務エリアなどに入る際には、セキュリティゲートや警備員を配置するといったセキュリティ対策が必要です。小さなオフィスで無人受付を設置している企業でも、社内に入るドアに施錠をするなど心がけましょう。
機密情報の取り扱い
社内の機密情報が外部に漏れないように、音漏れや来訪者の視線に注意した設計にしましょう。デスクの資料などが来訪者の目に入らないようにするためには、エリアを分けたりパーティションを設置したりといった対策が有効です。
会議室を離れた場所に設置するなど、社内の重要な会話が周囲に聞こえないような配慮も大切です。電話をおこなう際は、吸音ブースなどを設置して活用することも効果的な対策になります。
ロゴやサインを活用しておしゃれで機能的なエントランスにしよう
オフィスにおけるエントランスの役割は、単なる出入り口というだけでなく「企業の顔」としてブランドイメージを左右するとても大切な場所です。会社のイメージをアップさせ、ブランド力を高めることは、新たなビジネスチャンスや関係を構築することにつながっていきます。おもてなしの要素や利便性も盛り込み、自社にとって最適なエントランスをつくりましょう。
また、エントランスとオフィス全体のデザインを統一することで、その効果はさらに上がります。予算や必要に応じて、ワークスペースの家具デザインやカラー、レイアウトをエントランスと相性の良いものに一新してもいいでしょう。
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