従業員の働きやすさや快適な労働環境の提供につながるオフィス改革。オフィス改革を通じて、オフィスの環境や空間を見直し、快適で居心地の良い職場にすることによって、従業員のエンゲージメントを改善したり、業務効率化や生産性向上を図ったりすることができます。そのため、オフィス改革は「働き方改革」の実現をするための重要な施策となります。
本記事では今、多くの企業で注目されているオフィス改革について、オフィス環境を見直すことのメリットや改善アイデアを紹介します。
オフィス改革とは
オフィス改革とは、オフィスのデザイン、レイアウトや設備などを見直し、職場環境を改善することによって、社員の働きやすさを向上させる取り組みのことです。オフィス改革を通じて職場環境が改善することにより、従業員のモチベーションや企業へのエンゲージメントを高めるだけでなく、業務効率や生産性を改善することにより、働き方改革を推進することができると言われています。
オフィス環境を改善するメリット
生産性の向上や業務効率化につながる
オフィスのデザインやレイアウトを見直すことで、生産性の向上や業務効率化につながります。たとえば、従来の固定的な座席配置をフリーアドレス化することで、従業員同士がアイデアを出し合ったり解決策を相談しやすくなったりして、生産性の向上につながります。
また、紙の書類保管を廃止してペーパーレス化を実施することにより、文書保管の効率化や情報共有の促進につながります。
社内コミュニケーションの活性化を期待できる
オフィス環境の改善は、社内コミュニケーションの活性化にもつながります。たとえば、部署ごとの島型の座席配置をフリーアドレス化することによって、部署横断的なコミュニケーションをしやすくすることができます。
また、コピー機や書類保管用キャビネットを集約することによって、従業員が集まりやすいマグネットポイントが発生し、社内コミュニケーションが自然と発生しやすくなるような仕掛けを作ることもできます。
創造性の向上を図れる
オフィス環境次第で、創造性の向上も図れます。たとえば、おしゃれなオフィスに模様替えすることで、職場が快適になって、従業員の創造性を高めることができるでしょう。また、オフィスを新しくするだけでなく、従業員がくつろいで仕事をすることができるリラクシングスペースを設けたり、観葉植物やアートスペースなどを設置したりすることよって、より職場の快適性を高め、従業員の創造的な働き方を推進することが可能です。
多様化するワークスタイルに対応できる
企業にとって、今後ますます多様化する働き方に柔軟に対応するため、オフィス環境の改善は特に重要です。
昨今のコロナウイルスの感染拡大とその後のウィズコロナ・アフターコロナ時代では、特にテレワークや社内外のリモートでのコミュニケーションへの対応が必要不可欠です。リモートワークを前提とした座席数削減や、それによるオフィスの縮小を実施したり、リモートでのコミュニケーションがしやすいように個室や集中スペースを設けることにより、テレワークやリモートでの働き方を容易にすることができます。このように、オフィス環境の改善は、多様化するワークスタイルに職場を調和させるために必要になってきます。
メンタルヘルス対策になる
政府の働き方改革の推進により、企業が従業員のメンタルヘルスを改善する責任を負うようになりました。メンタルヘルス対策の大きな施策のひとつとして、パーソナルスペース（心理的な縄張り）の確保が重要だと言われており、そのための施策としてオフィス改革を挙げることができます。
たとえば、従来の島型の座席配置は、パーソナルスペース（心理的な縄張り）の確保が難しい座席配置でした。これに対し、フリーアドレス化で従業員が自由に座席を選べるようにしたり、パーテーションで仕切った集中ブースを設置することで、周囲の目を気にすることなく仕事に集中できるようになり、従業員のメンタルヘルスの改善につなげることができます。また、リラックスできるデザインやレイアウトにしたり、居心地の良い内装や什器にすることによって、従業員の心理的な圧迫を軽減することができます。
企業理念の浸透、ブランディングにつながる
コロナ禍でリモートワークが浸透することにより、従業員が職場以外の場所から仕事がしやすくなり働きやすくなった反面、従業員の企業へのエンゲージメントや貢献意欲が逓減する傾向が見られるようになったと言われています。そのため、オフィス改革によって、企業理念が伝わりやすい職場環境にすることが重要となってきています。
たとえば、企業理念を文書化してアーティスティックに掲示したり、企業のロゴをオフィスデザインに組み込んだりして、意識的に従業員に浸透させることが有用です。また、従業員同士のアクティビティやイベントなどの集合写真を職場に掲示したり、経営幹部からのメッセージをオフィスに掲示して自然と目に触れることができるようにして、職場の一体感を高めたりすることも効果的な取り組みのひとつです。
省スペース化によりコストを削減できる
オフィス改革によって職場環境を改善することは、省スペース化によるコスト削減にもつながります。たとえば、ペーパーレス化を推進することで膨大な文書を保管するために必要だったスペースを削減したり、より収益性の高い業務をする空間に変更したりすることができます。
また、昨今のコロナ禍で浸透したリモートワークによって職場で働く従業員が減少したことにより、オフィスを縮小してコストを削減することも考えられます。このように、オフィスを取り巻く現状に即してオフィス改革を推進することにより、省スペース化やコスト削減を実現することができます。
オフィス改革の推進が働き方改革に関係する理由
総務省でもオフィス改革が推進されている
このようにオフィス改革を推進することによって、職場環境が改善されて働き方改革を推進することができます。それではなぜ、オフィス改革が職場環境を改善し、働き方改革につながるのでしょうか？
それは、オフィス改革によって、職場が快適で居心地の良い空間になることにより、従業員の仕事のモチベーションや企業へのエンゲージメントが改善したり、業務効率化や生産性向上につながったりした結果、従業員の働き方がより生産的で効率性が高く、仕事によるストレスが軽減されるからです。
オフィス改革による働き方改革の実現の取り組みは、総務省でも推進されています。総務省行政管理局は、働き方改革の一環としてオフィス改革を推進し、多くの職員がより働きやすいと感じるオフィス空間に変更しました。具体的には、従来の島型座席配置や個人用キャビネット付きデスクを廃止して、大きなテーブル型のフリーアドレス化の座席配置を採用することにより、職場のコミュニケーションを活性化しました。また、個人用ロッカーを廃止して小型のロッカーに変更することにより、オフィススペースを有効利用して執務スペースを拡大しました。
さらに、膨大な時間を使って紙での会議資料を準備して、使いづらい予約型の会議室を使用するスタイルから、予約不要でいつでも利用できる会議スペースを設置して、会議資料のペーパーレス化を推進してモニターや電子端末での共有に変更することにより、会議の準備時間を大幅に削減しました。これらの施策の結果、多くの職員にとって働きやすい職場環境となり、職員の満足度が大きく改善することになりました。
従業員が過ごしやすく、働きやすい環境づくりにつながる
働き方改革は、従業員のストレスの軽減を図ったり、生産性を向上させたりすることを目的としていますが、その実現には、前述のように快適なオフィス環境の整備が大きく貢献します。つまり、従来のストレスフルな職場環境を見直し、快適で働きやすい職場環境に改善することによって、従業員のストレスの軽減や生産性向上を実現し、働き方改革を促進させることができるのです。
オフィス改革の具体的な取り組み例
次に、オフィス改革の具体的な取り組み例を紹介して、効果的な職場環境の改善につながる仕掛けをご紹介します。
フリーアドレス化
従来の島型座席配置のような固定的な配置を見直し、自由に座席を決めることができるフリーアドレス化は、部署や階層の垣根を超えて職場のコミュニケーションを活性化したり、従業員同士のちょっとした打ち合わせや会議をしやすくして社内の連携性を高めたりすることができます。また、部署ごとの縦割りの座席配置によって発生していた心理的ストレスを軽減し、従業員が快適に作業を進めたり、柔軟で創造的な仕事をしたりすることができます。
ペーパーレス化
ペーパーレス化によって紙の文書を電子化してサーバーに保管することによって、紙での書類保管を廃止・縮小することは、業務効率化に貢献します。たとえば、紙での資料準備にかかる膨大な時間や文書保管のスペースを削減したり、電子化した文書をタグ付けしておくことで、文書や資料を探す手間を大幅に削減したりすることが可能です。また、共有したい情報を瞬時に会議用モニターや電子端末に表示することにより、会議や打ち合わせの効率性を高めることができます。
リフレッシュスペース
リフレッシュスペースの設置も快適な職場作りに有用です。たとえば、快適なソファやマッサージチェアを設置したり、簡単な食事がとれるようにドリンクサービスや使いやすいテーブルを設置したりすることは、快適なリフレッシュスペースづくりに有効でしょう。また、リフレッシュスペースに観葉植物を多く設置してオフィスの緑化を推進したり、雑誌や漫画を用意したりすることも従業員の仕事のリフレッシュにつながります。
このように、職場に快適な休憩スペースを確保することで、従業員の心理的なストレスを軽減することができます。また、リフレッシュスペースに従業員が集まってコミュニケーションを促進することにより、情報やナレッジの共有が仕事の創造性を高めたり、企業へのエンゲージメントの改善につながったりすることも考えられます。
ミーティングスペース
オフィス改革によって、ミーティングスペースを見直すことも有用です。たとえば、従来の閉鎖的な会議室を廃止して、パーテーションで仕切られただけの小さめの会議スペースを多く準備することにより、会議室の準備の手間を削減したり、会議や打ち合わせを発生しやすくしたりすることができます。また、会議室の壁をスモークのかかったガラス張りにすることで、会議への集中やプライベート性を維持しつつ、社内の透明性を高めて職場の一体感の両立を促進することができます。
テレワーク
昨今のコロナ禍でテレワークが普及し、従業員のオフィスへの出社を前提とする職場環境から、従業員がオフィスに出社しないオフィス環境への対応を求められています。
たとえば、リモートワークをやりやすくできるように、リモートワークに必要なIT環境の整備や、広いオフィスから中規模のオフィスへの移転をすることによってコスト削減を図れます。また、社内外でのリモートでのコミュニケーションをしやすいように、周囲の騒音が気にならないワークブースを導入する事例も増えています。
マグネットスペース
コピー機やキャビネットを一箇所に集約することで、従業員が集まりやすいマグネットスペースを設置することも有効です。マグネットスペースには自然と多くの従業員が集まるため、社内コミュニケーションが活性化して、職場の創造性や業務効率が高まったり職場の一体感改善につながったりすることが考えられます。
集中スペース
フリーアドレス化などによって社内コミュニケーションが活性化する一方で、1人で仕事をしたいときに周りの音や話し声が気になって集中できなくなることもあります。そのような場合には、パーテーションで仕切った1人用のブース座席を準備することによって、集中して仕事をやりやすくできます。最近では、パーテーションで仕切られたり、ボックス型になったりしているワークブースの導入が進んでおり、社内コミュニケーションの活性化と仕事への集中による業務効率性や創造性の確保の両立を図るケースが増えてきています。
オフィス改革を失敗させないためのポイント
オフィス改革は、働き方改革につながる重要な施策ですが、これを失敗させないためにはどのようなことに気をつければよいでしょうか？ 次のようなことに気をつけるとオフィス改革を成功させやすくなるでしょう。
マネジメント・人事管理の見直し
オフィス改革によって、従業員が職場の座席配置を自由に決められたり、リフレッシュスペースを使いやすくなったりしますが、同時に従業員の管理者のマネジメント方法も変えなければならない可能性があります。
たとえば、IT技術を利用して座席が離れていたりテレワークをしていても、部署内での相談や承認フローを容易にする仕組みを導入したり、従業員のリフレッシュスペースの利用方針を整備したりすることが挙げられます。
データ管理の改善・セキュリティ強化
オフィス改革によって、データ管理の改善やセキュリティを強化することが必要になる場合があります。たとえば、ペーパーレス化の導入により業務効率性が高まりますが、一方で電子化した文書を保管するサーバーを確保したり、データの持ち出しや漏洩を防止するためのデータセキュリティを強化したりする必要が出てきます。
また、紙の文書で保管する場合は、保管場所に鍵をかけることで文書へのアクセスを管理していましたが、電子データの場合はそのデータへのアクセス権限を確実に設定しておく必要があります。
用途に合わせたスペースの設置
オフィス改革で快適な職場環境にした結果、執務スペースのすぐ隣で会議が行われてしまったり、リラックス空間と仕事に集中する空間が混在してしまって仕事の効率性が阻害されてしまったりすることもあります。そのため、用途に合わせたスペースを設置することも重要になります。たとえば、執務スペースと会議スペースの距離をとるレイアウトにしたり、フロアの色によって執務スペースとリラックススペースを分けて、利用者が自然と気持ちを切り替えられたりするとよいでしょう。
コミュニケーションのとりやすさ
オフィス改革によって業務効率を高めたり、従業員の企業へのエンゲージメントを改善したりするためには、コミュニケーションをとりやすい空間にすることが重要です。デスクレイアウトを工夫するだけでも、社内コミュニケーションを改善することができます。
たとえば、デスクをジグザクに配置することで、活動的な導線を発生させ、社内の会話や従業員同士の接点を増やすことができます。また、デスク間に立ち話ができるテーブルや椅子を準備することによって、人が集まりやすい場所をつくることができます。
オフィスの役割を見直して、働いていて楽しく快適な場所に
働き方改革により、従来のオフィスの在り方や役割が大きく変わろうとしています。単なる仕事をする場所ではなく、従業員の生産性を高めたり、快適に過ごしたりできる環境が求められるようになりました。ここで紹介したアイデアをヒントに、オフィス改革に取り組んでいきましょう。
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