オフィスは働く人の多くが、1日のほとんどを過ごす場所。そのため、オフィス環境が仕事の良し悪しに大きく影響します。できれば集中力や仕事の生産性が上がる空間にしたいものですが、働きやすいオフィスとは具体的にどのような環境でしょうか。
今回はオフィス環境を改善することのメリットや具体的な実施のアイデアを紹介します。
オフィス改善や労働環境の見直しはなぜ必要？
「会社」は、商品やサービスによって「営業」し「利益」を得る「営利」を目的とした事業組織です。事業の主現場であるオフィス環境を改善することで、営業効率や生産性を向上させ、より多くの利益を得ることにつながります。
オフィス環境改善のメリット
オフィス環境の改善には次のようなメリットがあります。
生産性向上・業務効率化
オフィス環境を改善することで得られる最大のメリットは、会社の利益に直結する「生産性の向上」です。業務の効率化により生産性が向上することは当然ですが、従業員の一人ひとりにとって次に述べていく精神的作用も影響します。
ストレス軽減
何らかの不具合や仕事のしづらさが生じる部分には、改善の余地があります。働く場所の改善によって、仕事をしやすくすることはそうした心理的な負担を取り除くことにも有効と言えます。
コミュニケーションの活性化
組織として、複数の人が活動する場では、コミュニケーションをとることが不可欠です。社員同士のコミュニケーションが活発なオフィスは、新しいアイデアも生まれやすくなります。
従業員のモチベーション向上
仕事をしやすくしたり、社員同士のコミュニケーションを活性化させたりすると、仕事に対するモチベーションも向上します。
こんなオフィスは改善が必要！
環境の改善にメリットがあることはすでに述べてきましたが、具体的にどういった部分を改善していく必要があるか、例を挙げていきます。
雑音が多い
人が活動する環境で、音は身近なストレス要因の一つです。大きな音ではなくても、オフィスで作業する音、他人の発する音は集中力を低下させることもあります。
静かすぎる
雑音が多い環境とは対照的に、静かすぎる環境もあまりいいとは言えません。静かすぎると、過度な緊張感を覚えたり、些細な音も聞こえることが集中を途切れさせたりするためです。
社内が暗い
人は五感の感覚のうち、視覚で得る情報が最も多いと言われています。オフィス内で、手元やOA機器のディスプレイを見るときに、適切な照明でないと、効率的なパフォーマンスを引き出すことができません。
換気が不十分
新型コロナウイルスの流行により、換気はこれまで以上に重要視されるようになりました。換気がされていない空間は心身ともに健康を害しやすくなります。
デスクやオフィスチェアが古いまま
デスクや椅子はオフィスワークでほぼ毎日、長時間利用されるものです。頻繁に新しいものを取り入れるものではありませんが、長く使っているのであれば見直しも必要です。古くなって劣化していたり、利用する社員の身体に合っていなかったりすると、疲れやすさや身体的不調の原因になります。
オフィス環境を見直すときのポイント
実際にオフィス環境改善のため、見直すポイントは次の3点です。
社員目線で考える
オフィスを利用する社員の意見を聞くところから始めてみましょう。どういったところに不便を感じているか、また不便とは思っていなくても、効率的ではなかったり、業務を増やしてしまったりしている部分がないか確認していく必要があります。
コミュニケーションの導線を重視する
コミュニケーションのとりやすい環境は仕事にも良い影響を与えます。コミュニケーションをとろうとする意識だけでなく、環境自体を整えることで声をかけやすくなるものです。
他社の取り組み事例を参考にする
社内だけでは気づきにくい改善点もあるので、同じ業種や規模の他社を参考にすることも一つの方法です。
オフィスの環境を改善する具体的な方法
オフィスレイアウトの変更
現在のレイアウトを見直してみましょう。導線を少し変えてみるだけでも、業務の流れをスムーズにすることができます。
休憩スペース・リフレッシュルーム
日本のオフィスでは、広く場所をとることは難しいかもしれませんが、仕事をする場所と区切れる、休憩スペースを設けてみましょう。集中して仕事をする場所と、休憩してリフレッシュする場所を明確に分けることで、気分の切り替えがしやすくなり、作業効率も良くなります。
個人作業スペース・集中ブース
複数の人が集まるオフィスとは分けられた、個人で作業できるスペースがあると集中したいときに便利です。オンラインでのミーティングも行われるようになった昨今では、そうしたミーティングにも利用できます。
自由に使えるミーティングスペース
予約が必要な会議室を設けたオフィスは多くありますが、それとは異なる、気軽にミーティングができるスペースを設けてみましょう。いつでも自由に使える場所があれば、会議室で腰を据えるまでではない、手軽な話し合いや意見のすり合わせができるようになります。
OAフロア
OAフロアとは、オフィスで使用されるOA機器の配線を収納するための床（フロア）部分の設備です。「二重床」とも呼ばれ、配線を敷いた床の上にもう一重の床を設け、オフィスでの移動で配線が邪魔になることを防ぎます。
照明の見直し
パソコンを使うときの屋内の照度は500ルクス以下と言われています。これは新聞の文字が楽に読める程度の明るさです。明るすぎても暗すぎても画面は見づらくなるため、適度な明るさを保つようにしましょう。
また、天井やデスクの照明が画面に映りこまないようにしたり、外の光をカーテンなどで遮ったりすることも重要です。
換気・空調の見直し
長時間過ごす屋内で、空調設備は特に重要です。空気を停滞させず、こまめに換気をすることで、身体的にも精神的にもリフレッシュできます。
オフィス家具の買い換え
長く使っている家具があれば、一度見直してみましょう。機能性の高い家具で仕事の効率も上げることが可能です。買い替えにはコストがかかりますが、安価なレンタルサービスもあるので、お試しで導入してみることもおすすめです。
観葉植物
眺めているだけでリラックス効果が得られる植物は、オフィス内でもその効果を発揮します。水をあまり必要としない耐陰性のある植物なら屋内でも育てやすいので、オフィスの一隅に置いても邪魔にならず、管理も手間ではありません。
オフィスBGM
音楽を聴きながら作業を行うことは集中力が削がれると言われますが、単純作業を行う際には集中できる効果が得られることも指摘されています。うるさくない程度のリラックスできるBGMで、オフィスでの仕事に快適さをプラスできます。
仕事に合ったオフィス環境改善で働きやすさをサポート
オフィス環境の改善は、仕事の成果やモチベーションに大きく影響します。大規模な工事やリニューアルを行わず、ちょっとした工夫だけで社員が働きやすいオフィス環境を整えられるので、まずは現状を把握して困りごとがないか課題を洗い出してみましょう。
集中して業務に取り組める個人ブースや、高機能なオフィス家具の導入ならAQレントのレンタルサービス活用もおすすめです。
