快適に過ごせるオフィスをつくるには従業員の人数に合った面積・広さを確保する必要があります。オフィスが狭すぎると生産性や作業効率は低下します。反対に、オフィスが広すぎると賃料コストがかさみます。生産性とコストを両立させるためには、適正な広さのオフィスが必要です。
しかし、従業員の数は採用や退職によって流動します。また、時代の変化とともにリモートワークが普及し、オフィスに求められる役割も変わってきました。変化に対応できる柔軟なオフィスづくりが必要です。
この記事では1人あたりに必要なオフィスの面積に加えて、柔軟なオフィスづくりやオフィス環境の見直し、オフィスの分散・縮小の方法についても解説します。
オフィス・事務所の1人あたりの面積
現在、1人あたりに必要なオフィス面積は約8.5平方メートルと一般に言われています。しかし、実はその基準はオフィス家具メーカーや不動産会社によってまちまちなのが実状です。およそ3坪（約9.92平方メートル）としている会社もあれば、10.5平方メートルとしている会社もあり、さまざまです。
数値にばらつきが出る原因は、昔と比べてオフィスのコンパクト化が進んでいること。データが新しくなるほど、1人あたりのオフィス面積は小さくなっていると言われています。以前は「1人あたり3坪」が一般的と言われていましたが、オフィスのコンパクト化を受け、適正スペースも小さくなっているのです。
オフィスの縮小・分散が進んでいるわけ
コロナ禍を経て、オフィスの縮小・分散は進みつつあります。中にはオフィスそのものが必要なくなったため、賃貸契約を解消し、賃料分のコスト削減を図る企業もあるようです。また、リモートワーク強化のため、従業員の居住地の制限を撤廃する企業も出てきました。ヤフーが従業員の居住地条件を撤廃し、離島からでも勤務可能とした発表は大きな話題となりました。
その他、本社オフィスを自然豊かな地方に移転する企業も増えています。働き方の多様化により、必ずしも全員がオフィスにいる必要がなくなったので、1人あたりのオフィス面積は今後も縮小傾向が続くでしょう。
オフィスの縮小・分散を進める方法・コツ
オフィスの縮小・分散を進めることはオフィス賃料の圧縮、働き方改革の推進にES（従業員満足度）向上などさまざまなメリットがあります。オフィスの縮小・分散の具体的な方法と、これからのオフィスのあり方について考えてみましょう。
リモートワークを推進する
まず、推進すべきはリモートワークです。コロナ禍によって普及したリモートワークですが、しばらくして通常出勤に戻したという企業も少なくありません。従業員同士のコミュニケーションの不足、メンタルケアや運動不足、各従業員の自宅の環境整備など、リモートワークを継続するにはさまざまなハードルがあります。リモートワークを本気で推進するためには、社員のケアやコミュニケーションツールの導入など、多くの投資が必要です。
フリーアドレス化を進める
リモートワークと並行して、オフィスのフリーアドレス化を進めることで、オフィス面積の削減が可能になります。全員分の座席を用意する必要がないので、フリーアドレスを導入することでオフィス面積を50％ダウンサイズできたというケースも。完全リモートワーク化が難しい場合は、各従業員の出社日をずらして計画的に分散出社するとよいでしょう。
サテライトオフィスを設置する
オフィスの分散化の一例としては、サテライトオフィスの設置も挙げられます。サテライトオフィスとは、本社・本拠地から離れた場所に設置する小規模オフィスのこと。自宅ではリモートワークが難しい社員や、郊外、地方に住む社員のための拠点です。支店・支社よりもさらに小規模な最低限の設備に留め、従業員の自由な働き方を促進します。従業員の通勤負担を軽減しつつ、作業効率も維持する手段として注目されています。
ペーパーレス化を強化する
デジタルトランスフォーメーションによるペーパーレス化もオフィス面積削減に貢献します。以前までは必ず必要だった書類を保管しておくキャビネットは必要なくなり、従業員個人のデスクにも引き出しは必要ないケースも多くなりました。さらにPCや周辺機器もスリムになり、デジタル化が進むことにより、オフィスに必要な面積はさらに縮小していきます。
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