オンライン会議（Web会議）とは？会議システム比較時のポイントやおすすめ機能を解説

Web会議システムを活用すると、交通費や移動時間を削減できたり、自宅にいながらも会議に参加できたりするなど、さまざまなメリットがあります。昨今テレワークを導入する企業が増加し、Web会議システムの導入に注目が集まっています。

この記事ではWeb会議のメリットとデメリットや、システムを選ぶ際のポイントについて紹介します。

オンライン会議（Web会議）とは

オンライン会議とは、ネットワーク回線を通して遠隔地にいる社内外の相手とリアルタイムで行う会議のことです。資料を画面共有したり、Web会議の様子を録画したりすることもできます。

オンライン会議の種類（クラウド型・オンプレミス型）

オンライン会議は、利用回線によって大きく2種類に分けられます。1つは「クラウド型」、もう1つは「オンプレミス型」です。

クラウド型は、外部のサーバーを経由して接続するため、インターネット環境があれば簡単に導入できます。サーバーの管理を自社で行う必要がないため、手間やコストが少なく済みます。しかし、カスタマイズの柔軟性に欠けることがデメリットです。

オンプレミス型は、自社内にサーバーを設置して通信を行うため、初期費用やメンテナンスのコストがかかるほか、導入までに時間が必要です。しかし、自社内のプライバシーポリシーに合わせられるなど、カスタマイズの自由度が高いことが魅力です。また、長期的に見ればランニングコストを抑えられるというメリットもあります。

それぞれの特徴を理解して、自社に適した会議システムを選ぶことが大切です。

テレビ会議との違い

「Web会議」と「テレビ会議」はそれぞれ通信を利用した会議システムで、比較検討されることもあります。しかしこの2つのシステムは、規模感や通話品質、コストなどにおいて異なるものです。

テレビ会議は、会議室など特定の場所で専用機器や専用の回線を用いて接続します。そのため比較的導入コストがかかりますが、音声や映像の品質が安定しており、役員会議や複数企業の大規模会議で用いられることが一般的です。

対してWeb会議は、テレビ会議と異なり専用の機器や会議室を必要としません。1対1や少人数での会議に向いており、ネットワーク（おもにインターネット）環境さえあれば場所にとらわれず、PCやスマートフォンからすぐに利用可能です。さらに音声や映像だけでなく、資料やPC画面を共有するのも容易です。

オンライン会議の導入が増えている理由

海外や地方の支社、離れている取引先との打ち合わせが手軽にできることから、Web会議の導入に注目が集まるようになりました。さらにインターネット環境やデバイスの普及が進み、タブレットやスマートフォンで誰でも手軽に通信が行えるようになったことも、普及が進んだ大きな要因です。

また、近年の働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大の影響を受けてテレワークが推進されたことで、さらにWeb会議が広まる追い風となりました。

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オンライン会議のメリット・デメリット

オンライン会議のメリット

オンライン会議の4つのメリットを解説していきます。

インターネット環境があれば簡単に会議ができる

Web会議は、ネットワーク環境とPCやタブレット端末などのデバイスさえあれば、場所を選ばずに会議を行うことができます。これにより自宅や会社にいながら、普段業務に利用しているPCをそのまま使って簡単に会議参加できます。

移動時間や費用を削減できる

どこからでも会議に参加できるということは、Web会議では会議のために同じ場所に集まる必要がありません。人が移動をしなくて済むので、交通費や宿泊費の削減につながります。また移動時間も削減できるため業務効率アップにも大きく貢献します。

低コストで導入できる

クラウド型のWeb会議システムは、基本的に大きな初期費用はかかりません。たいていのサービスには無料プランと有料プランが用意されており、有料プランでも月額数千円程度から利用できる場合が多く、低コストで運用できます。

対するオンプレミス型は初期費用がかかりますが、長期的に考えるとクラウド型の月額料金を払い続けるよりも（特にライセンス数が増大した場合）、相対的にコストが安く済む場合もあります。

コミュニケーションが円滑かつ迅速になる

どこにいても手軽に会議に参加することが可能なので、急いで決めなければならないことがあった場合に、すぐに緊急会議を開けます。これにより会社の重要な意思決定も迅速に行えます。

また、メールや電話と比べてスムーズな意思疎通ができるので、リモートワークや在宅勤務をしている場合のコミュニケーションツールとしても役立ちます。

オンライン会議のデメリット

一方で、オンライン会議には以下のようなデメリットが挙げられます。

通信環境によって音声や映像に影響が出る

オンライン会議をするにはネットワーク接続が必須です。したがって音声や映像の品質が、各々の通信環境やサーバーの稼働状態に左右されてしまいます。

ネットワーク環境が不安定だと、会議中にタイムラグや音声・映像の乱れが発生したり、最悪の場合はWeb会議そのものが開催できない事態になったりするため通信の安定性確保は必須です。

相手の表情や雰囲気が分かりにくい

Web会議では、対面で話すときよりも相手の表情や雰囲気が読み取りにくくなってしまいます。また、会議室で行う会議のように全体の雰囲気を共有できないので、大人数での会議には不向きです。

少しでも映像が相手に伝わりやすくするためには、話し方やカメラを設置する位置、部屋の明るさや背景を工夫すると良いでしょう。

オンライン会議システム比較時のポイント

Web会議システムはたくさんの種類があり、どう選んだら良いか悩むこともあるでしょう。ここからはWeb会議システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

映像と音声の品質・安定性

Web会議ツールを導入する際には、映像や音声の品質が安定していて接続しやすいことがポイントです。無料トライアル期間が用意されているサービスの場合、導入前に体験してみることをおすすめします。

同時接続できるアカウント人数

Web会議を何人で行うかは、システムの用途や会社規模によって異なります。少人数の会議であれば特に問題はありませんが、参加者の多い会議では、同時接続できるアカウントの人数を確認しましょう。

Web会議システムの中には大規模なイベントに対応したものもあり、同時に接続する人数によって料金プランが決まる場合があります。

ツールやサービスの使いやすさ

Web会議システムを導入する際には、操作性も大事な要素です。必要な機能だけが備わっているシンプル設計・デザインのものは、誰にとっても分かりやすいのでおすすめです。

また社内で操作マニュアルを整備するなどの工夫をすることで、PCが苦手な人であっても抵抗感なくWeb会議システムを利用できるでしょう。

セキュリティ対策

Web会議はオンラインで多くの機密情報や個人情報を扱います。そのためセキュリティ対策を怠ると、情報漏洩のリスクが高まってしまいます。Web会議システムのセキュリティ対策はどのようになっているのかを、十分に確認することが必要です。

Web会議においてより高度なセキュリティが期待できるのは、無料より有料の法人向けシステムです。そして、クラウド型よりもオンプレミス型の方がより高度なセキュリティを実現できます。

費用対効果

Web会議システムの大きな魅力のひとつが、交通費や宿泊費などの経費の削減にあります。しかしそれ以上に予算をオーバーしてしまったら導入は難しくなります。

予算を検討する上で、初期費用やランニングコストがどれくらいかかるのか、そしてどんな効果を得られるのか、費用対効果をしっかり確認することが重要です。

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セキュリティや使いやすさなら無料版より有料版がおすすめ

Web会議システムを導入することで、テレワークやリモートワークなど多様な勤務形態への対応が可能になります。そして交通費のコストカットや移動時間の削減、会社の意思決定を迅速に行えるなど、業務効率アップも期待できます。

Web会議システムには多くのサービスで無料版が提供されていますが、セキュリティ保持や通信品質のクオリティの観点から有料版を導入することをおすすめします。業務の効率化を図るために、自社に合ったWeb会議システムを選びましょう。