テレワークや在宅勤務といったワークスタイルの多様化が急速に進んでいます。総務ご担当者様の中でも、社員の働き方に合わせて、オフィスレイアウトや機能の見直しを行う機会が増えているのではないでしょうか。
そんな現在、出社人数の増減に合わせて、オフィススペースを有効活用できる「フリーアドレス」のワークスタイルが注目を集めています。
この記事では、フリーアドレスオフィスの導入を検討されている法人の皆さまに向けて、基本的な知識やオフィス環境にあったデスクの選び方などについてご紹介します。
固定のデスク席を持たないフリーアドレスオフィスとは
通常、オフィスのデスクは従業員1人に対して1台ですが、フリーアドレスは固定席がなく、大きなテーブルを複数人でシェアするオフィススタイルです。カフェのような形式で、空いている席を有効活用できるのが特徴。テレワークが進んで働き方改革が叫ばれるようになった昨今、導入する企業が増えています。
フリーアドレスオフィスのメリット・デメリット
フリーアドレスには業務内容により、向いている職場と向いていない職場があります。以下ではフリーアドレスにした場合の、メリットとデメリットについて解説します。
フリーアドレスオフィスのメリット
フリーアドレスオフィスは、主にノートパソコンでの業務が可能な職種や、ペーパーレス化が実現可能な職場に向いています。
フリーアドレスの最大の魅力は、オフィス内でしばしば起こる組織変更や人数の増減にスムーズに対応できる点です。職場のレイアウト変更によるデスクの移動は、従業員が多ければ多いほど時間と労力を要します。フリーアドレスであれば、そもそもレイアウト変更の必要がないため、無駄なコストが発生しない点もポイントです。
また、固定席の場合、どうしても同じ部署や席が近いなど、日常的に関わる人が限られてきます。その点、フリーアドレスオフィスの場合は、日替わりで近くに座る人が変わるため、組織を超えてのコミュニケーションが可能となります。結果、思いがけない情報が得られたり、新たな発想が生まれたりして、生産性の向上が期待できるでしょう。
その他、フリーアドレスオフィスにするとデスクが私物化されないため、常に整理整頓された状態が保てます。オフィスの美化とペーパーレス化の促進にも最適です。
フリーアドレスオフィスのデメリット
フリーアドレスオフィスは、社員の在席率が高く、個人情報や機密情報などの書類を多く扱う職場には向きません。
その他一番のデメリットとしては、管理職が従来方式でマネジメントを行いにくくなる点が挙げられます。チーム内のコミュニケーションが不足し、人材育成の観点からも、必要なフォローやアドバイスが行き渡らず効率が低下。結果、従業員の組織への所属意識も希薄になる可能性があります。
また社員は移動のたびに自分の全ての荷物を持って行かなくてはならず、負担に感じることもあるでしょう。結局いつも同じ席に座るようになれば、フリーアドレスオフィスの意味がなくなってしまいます。
導入前に座席数と1人あたりのワークスペースを決めよう
フリーアドレスオフィスは、導入前にしっかりとシミュレーションを行ってから座席数を決めるようにしましょう。
座席数
社員数に対して何％の席を用意するかは、会社によって考え方はさまざまです。例えば、職種や部署ごとに座席数を設定する場合もあれば、会社全体の社員数に対して設定するケースもあります。
所属ごとに分けて座席数を設定する場合、日中外出することの多い営業部は70%にし、会議などで離席することの多い企画部は80%に設定するなどの個別の対応が可能です。
ワークスペース（天板のサイズ）
1人あたりのデスクスペースは1～1.2mが最適と言われています。狭めすぎると社員の快適性や満足度を低下させてしまう反面、広くしすぎると無駄なスペースが増えてフリーアドレスのメリットがなくなってしまいます。
1人あたりのスペースをどのように想定するかは、利用シーンと同様、職種別に検討するとよいでしょう。
フリーアドレスデスクの種類と特徴
フリーアドレスデスクには大きく分けて3タイプあります。職場で重視するポイントによって、最適なものを選びましょう。
キャスター付きデスク
キャスター付きのデスクは、好きな場所に簡単に移動できるのが特徴です。執務席としての使用のほか、ミーティングやセミナー開催時のテーブルとして、また時には作業用テーブルとして臨機応変に活用することができます。
増連結型ロングデスク
増連結型ロングデスクは連結パーツにより、デスクを7～10m程度まで拡張できる点が特徴。人数の増減が頻繁に起こる職場にはとても便利です。
連結をすることでデスクの脚がスッキリし、大人数での使用に向くようになります。デスクは単体で使用するより、連結をした方が安価に抑えられる点も魅力です。
高さを変えられるスタンディングデスク（昇降式デスク）
スタンディングデスクはデスクの高さが変えられるのが特徴です。高さを変えてデスクワーク時には疲れにくい姿勢が取れたり、ミーティングの時には立って使用したりと自由にスタイルが選べます。
使いやすい配線になっているかも確認しよう
フリーアドレスオフィスになると、社員はノートパソコンやモバイル機器をメインで使用することになるため、デスクの配線機能はとても重要なポイントです。
配線機能には大きく分けて、「配線カバータイプ」と「コードホールタイプ」があります。配線カバータイプはデスクの奥、横一列に開閉可能な配線カバーが付いているタイプ。席を変えるたびに差し替える必要のある電源やLANケーブルが、どこからでも取り出し可能なので便利です。
一方のコードホールタイプは、天板面に配線用の穴がいくつか設けられているタイプです。配線カバータイプより配線のしやすさは劣りますが、コスパはよく、デスクを広く使えるメリットもあります。
フリーアドレス導入後のオフィス運用を見据えて、最適なデスクを選ぼう
フリーアドレスオフィスを導入するにあたって、座席数の想定とデスク選びは重要なポイントです。デスクにはいくつか種類があり、それぞれ特徴も異なります。事前に違いについて理解した上で、自社のオフィスに最適なデスクを選びましょう。
あわせて読みたい
-
-
フリーアドレスの導入を失敗しないために！ 原因と対策・事例を解説
続きを見る
オフィス改善に役立つ豆知識をお届けしているAQレントでは、ワークブースやオフィス家具のレンタルサービスを提供しています。レンタルを活用すれば必要なときだけ利用できるので、初期費用や処分の手間が省けて便利です。
