オフィスの新設や移転・改装時には多額の費用がかかります。資金が充分にあれば機械設備を一括購入もできますが、資金に余裕がなければ銀行で借入をして購入するか、リースを利用することになります。初期費用の節約になるリースを利用したいと考える事業主の方は多いでしょう。
今回は、オフィス家具を購入するかリースを利用するか悩んでいる方に向けて、購入とリース・レンタルそれぞれのメリットとデメリットをご紹介します。
オフィス家具を購入するメリット・デメリット
オフィス家具を購入するメリット・デメリットについてご紹介します。
オフィス家具購入のメリット
オフィス家具購入の2つのメリットについて解説します。
会社の雰囲気に合った家具を選べる
1つ目のメリットは、会社の雰囲気に合った家具を選べることです。リースやレンタルの場合は選べる製品に制限があり、妥協しなければならない点もあるでしょう。
オフィス家具を購入する場合は、会社の雰囲気に合わせて自由に好みの家具を探し、納得した上で選ぶことができます。
会社の資産になる
2つ目のメリットは、購入したオフィス家具が会社の資産になることです。リースやレンタルの場合は、期間が終了すれば返却しなければなりません。
購入したオフィス家具であれば会社の所有物になるため返却の必要はなく、最後まで使うことができます。資産になるので、もし不要になった場合は売ることもできます。
オフィス家具購入のデメリット
オフィス家具購入の3つのデメリットについて解説します。
初期費用が高くなる
1つ目のデメリットは、初期費用が高くなることです。オフィス家具はデスク・チェア・キャビネット・パーテーションなど種類が様々あり、社員の数が多ければ購入費用も大きくなります。こだわったオフィス家具を選びたくても初期費用が高く、予算オーバーになりかねないのはデメリットでしょう。
メンテナンスが必要になる
2つ目のデメリットは、メンテナンスが必要になることです。リースやレンタルとは異なり、長く使ううちに修繕や清掃などのメンテナンスが必要になる時期がやってきます。購入する際には、メンテナンスも考慮しておく必要があるでしょう。
処分に手間やお金がかかる
3つ目のデメリットは、処分に手間やお金がかかることです。メンテナンスしながら丁寧に使っていても、いずれは古くなって処分しなければいけないときがやってきます。オフィス家具は産業廃棄物扱いとなり、家庭ごみのように簡単に処分ができず、手間とお金がかかります。
オフィス家具をリースするメリット・デメリット
オフィス家具をリースするメリット・デメリットをご紹介します。
オフィス家具リースのメリット
オフィス家具リースの3つのメリットについて解説します。
初期費用を抑えられる
1つ目のメリットは、初期費用を抑えられることです。オフィスの新設時はさまざまなオフィス家具を揃えなければならず、それ以外にも多額の費用がかかります。金額の高いオフィス家具をリースで済ませれば、多額の初期費用負担はなくなり、その資金を有効に運用することができます。
費用が一定なので予算を立てやすい
2つ目のメリットは、費用が一定なので予算を立てやすいことです。リース費用は月々の料金が決まっています。金額が変動することがないため、予算の管理がしやすくなります。
経費計上できる
3つ目のメリットは、経費計上できることです。オフィス家具を購入した場合、固定資産となるため耐用年数に応じた減価償却が必要になります。また、税金や保険料など会計面で手間がかかってしまいます。しかし、リースならリース金額だけを経費計上すればよく、経費処理が簡単になります。
オフィス家具リースのデメリット
オフィス家具リースの3つのデメリットについて解説します。
審査にパスする必要がある
1つ目のデメリットはリース契約にあたって審査（与信審査）があることです。自社の経営状況や継続年数、過去の返済実績など審査内容はリース会社によって異なりますが、もし信頼できない、リスクが大きいと判断されてしまえばリースを利用できない可能性があります。
途中解約できない
2つ目のデメリットは途中解約できないことです。リースはあらかじめ期間が決まっており、途中での解約はできません。どうしても解約しなければならなくなった場合、違約金を支払った上での解約になることに注意が必要です。
長期使用なら購入したほうが安い場合もある
3つ目のデメリットは長期使用なら購入したほうが安い場合もあることです。リース料の中には固定資産税や保険料、利子や手数料が含まれています。長期間にわたって税金や保険料を払うことになり、割高になる可能性もあります。
リースとレンタルの違い
「リース」と「レンタル」はどちらも契約を結んで賃貸をするものですが、賃貸期間に違いがあります。レンタルが数日〜数週間、数ヶ月単位の短期間の契約であることが多いのに対し、リースは数年単位の長期間の契約であることが一般的です。
契約期間が長期になるリース契約は、月々の使用料がレンタルより割安になるというメリットもあります。しかしレンタルが家具代の支払いだけなのに対し、リース料金には固定資産税や保険料も含まれ、その代金を分割して支払う必要があります。
建設現場事務所や選挙事務所、会社説明会や新人研修など、短期または年に数回のイベント時には、数日から数ヶ月単位で借りられるレンタルサービスを活用するのがおすすめです。
リース・レンタルの仕組みを理解してうまく活用しよう
オフィス家具や設備はレンタルやリースを利用することで、初期費用の負担を少なくすることができます。浮いた分の費用は事業資金に回すことができるというメリットは大きいでしょう。
リースはレンタルに比べて長期で借りた場合の費用を抑えられるという利点がありますが、一度契約すれば長期間解約ができないというデメリットもあります。どの家具・設備をレンタルまたはリースするのが適切か、しっかり検討してうまく使い分けましょう。
オフィス改善に役立つ豆知識をお届けしているAQレントでは、ワークブースやオフィス家具のレンタルサービスを提供しています。レンタルを活用すれば必要なときだけ利用できるので、初期費用や処分の手間が省けて便利です。
