オフィスのフリーアドレス導入のメリット・デメリット

フリーアドレスは近年の働き方改革によって浸透し始めている働き方です。フリーアドレスの導入を検討中の企業も多いでしょう。しかし同時に「フリーアドレスのメリット・デメリットはなんだろう？」と疑問に持つことと思います。そこで今回は、フリーアドレスを導入するメリット・デメリットをお話しします。

フリーアドレスとは？

フリーアドレスとは社員が固定された座席を持たず、それぞれの好きな場所で自由に仕事をする環境のことをいいます。

たとえば長机にチームで座りコミュニケーションをとりながら仕事を進めたり、オフィスによってはソファなどのゆったりできる場所で1人静かに仕事をこなしたりと、仕事のスタイルはさまざまです。企業によってはカフェのようなリラックスできるスペースやちょっとしたミーティングスペースを複数用意するなど、レイアウトにさまざまな工夫を凝らしています。その結果固定された場所・デスクやスペースにとらわれずに仕事をこなすことができます。

このように社員が自由にそれぞれの好きな場所で仕事を行う環境のことをフリーアドレスといいます。

フリーアドレス導入のメリット

ではそんなフリーアドレスのメリットはなんでしょうか。結論からいうと、社員同士のコミュニケーションが活発になることが最大のメリットです。それはフリーアドレスを採用すると普段関わらない他部署の人と関わる機会が増えるからです。フリーアドレスは自由に仕事をする場所を選ぶことができるため、日によっては今まで話したことのないような他部署の人や他の社員とコミュニケーションをとることが可能になります。

今までの働き方では社員の席は固定されていました。そのため社員とコミュニケーションをとるのは必然的に近くにいる社員、または同じ部署・チーム内のメンバーしかいませんでした。従来の働き方ではコミュニケーションの幅が少なかったのですが、フリーアドレスが導入されることでコミュニケーションをとる幅が大きく広がるのです。社員同士のコミュニケーション活性化、それにより部署やチームの壁を越えて自由にシナジーを発揮できることがフリーアドレス導入の大きな目的・メリットになると考えましょう。

その他のメリットとしては、オフィス面積や賃料の縮小、最適化なども挙げられます。テレワークをする社員が増え、全員が出社する日がほぼなくなった企業が、フリーアドレスを導入することで座席数を減らし、オフィス面積の縮小につなげるといった事例もあるようです。

フリーアドレス導入のデメリット

反対にフリーアドレスを導入するデメリットは何でしょうか？それは書類や荷物の管理が難しくなることです。フリーアドレスは場所にとらわれない自由な働き方ができる反面、個人の荷物や書類などをデスクに置くことができないのです。ですので、もし仕事をしていて必要な書類が手元にない場合、わざわざ保管場所まで書類を取りにいかなければなりません。こうなってしまうと業務を停滞させるだけでなく、仕事の生産性を下げることにもつながってしまいます。そのためフリーアドレスを導入するのであれば、書類をセキュリティ面と効率性を考慮して個人ロッカーを用意するのは必須といえるでしょう。

またフリーアドレスを導入しようと考えているオフィス内にスペースの余裕がないと、社員が仕事をするうえでストレスにつながってしまいます。たとえばフリーアドレスを導入しても、「狭すぎて仕事に集中できない」「座席が足りなくて居場所がない」となった場合、社員の集中力・やる気が落ちてしまいます。そうなるとかえって生産性を下げる結果になってしまいますので、オフィスに余裕あるスペースがない場合、フリーアドレスは不向きといえるでしょう。

フリーアドレスが向いている職種・部署

ノートパソコンだけで仕事が完結するような職種・部署はフリーアドレスに向いていると考えられます。たとえばIT系の職種の人はそれに当てはまりますね。実際にIT業界やベンチャー業界などの会社ではフリーアドレスを導入している事例が多くあります。

反対にたくさんの書類を扱う部署や、固定電話での応答が必要な部署などはフリーアドレスに不向きでしょう。理由としては、先に述べた通り、フリーアドレスだと必要な書類を管理しづらいからですね。また固定電話が頻繁に鳴る場合だと応答するために常に移動しなければならないので効率が悪くなってしまいます。そのため総務・経理などの管理部門は相対的にフリーアドレス向きではないと考えられます。

このように部署や仕事内容によってフリーアドレスが向いているかどうかが変わるので、導入する際は自分の会社の業務や職種、適用する部門と照らし合わせてから決めるのが望ましいです。

フリーアドレス導入の成功例、失敗例

フリーアドレス導入の失敗事例

社員の場所が把握できなくて業務に影響する

業務中に本人と直接話す必要ができた場合、フリーアドレスだとどこにいるかが把握できません。そうすると業務が止まってしまい、仕事の効率が大きく落ちます。たとえば何か上司に相談事があった場合などには、まず上司を探すことから始めなければいけないので仕事の手間が増えてしまいます。上司の携帯電話につながれば問題ないのですが、上司が携帯電話を所持していない場合や、なかなかつながらないときは思うように仕事が進まず困ることになってしまいます。

このように直接人と話したいときに、その人がいないとなると仕事がどんどん遅くなって効率が悪くなっていきます。このように業務が滞ってしまうことを懸念してフリーアドレスの導入を見送る企業も少なくありません。

席が固定されてフリーアドレスの本来の意味がなくなる

「毎回席を変えて仕事をするのは面倒くさい」「お気に入りの席があるからそこでずっと仕事をする」といった理由で席が固定化されてしまう事例です。お気に入りの席があるからという理由で席を固定化してしまうと、フリーアドレスの本来のメリットが失われてしまい、フリーアドレスを導入した意味がなくなってしまいます。

書類管理の問題・リスク

従来のオフィスであれば、自分のデスクで書類を管理できたので特に大きな問題はありませんでした。しかしフリーアドレスとなると、決まったデスクがないため、書類をカバンなどに入れて持ち歩き、常に管理する必要があります。そうすると書類を管理する負担が増えたり、最悪の場合書類を紛失してしまうというリスクもあります。

実際にフリーアドレスを導入した企業の中には、このような書類の管理問題が増えた事例もあります。対策としては個人が自由に使えて書類なども保管できる、個人ロッカーなどを設置する必要があるでしょう。

フリーアドレス導入の成功事例

アイデアが生まれやすくなった

フリーアドレスで席の自由化が進んだことで、他部署と関わる機会が増え新たなアイデアが生まれたという事例があります。他部署とコミュニケーションをとることで、自分が知らなかった部分や新たな視点から物事を見られるようになり、アイデアが生まれたのです。

従来の働き方では、基本的に同じ部署の人としかコミュニケーションをとらないので、変わった視点からアイデアを生み出すことが難しいとされてきました。その問題を解決できるのがフリーアドレスです。社員同士の自由な交流、意見交換を推奨したい会社にとってはフリーアドレスを導入することのメリットは大きいのではないでしょうか。

ペーパーレス化が進み、業務効率が良くなった

デメリットとして書類管理の難しさを挙げましたが、そのデメリットをペーパーレス化で補った事例です。書類を紙ではなくPDFなどでデータ化しておけば、パソコンでいつでも管理ができるのでわざわざ書類を手元で管理する必要がなくなりますし、パソコンの中に書類がデータとして入っているので、紛失するリスクも少なくなります。

さらに、ワークフローシステムや電子契約システム、経費精算システムなどのクラウドサービスを導入すれば、個人が書類を管理する必要自体がなくなります。このようにペーパーレス化を推進することで、仕事も効率的になった事例があります。

単純に社員一人ひとりの仕事効率が上がった

社員が自分の好きなところで自由に仕事をすることは、仕事効率をアップさせることにつながります。たとえば「自分は1人でいるほうが集中して仕事ができる」という人であれば、1人部屋のブースで仕事をすることでかなり集中して仕事効率を上げることができます。反対に「チームでコミュニケーションをとりながら仕事をこなすほうがいい」という人であれば、チームで座れる場所を用意し、仕事をすることで仕事効率がグッと上がります。

詳しくはコチラ

このように、一人ひとりのやり方に合わせて働ける自由なオフィスを用意することができれば、仕事の生産性は大きく変化します。そのためには1人で集中できるスペースやオープンにコミュニケーションがとれるスペースなどを、コンセプトに基づいてしっかりとゾーニングする必要があります。さらに、社員の要望に応じてレイアウトを変更できる柔軟さも必要です。