コロナ禍の影響で、多くの企業が在宅勤務やリモートワークなどを推進しました。その結果、働き方の多様化が急速に進んでいます。その中で注目されている新しいオフィスのスタイルが、フリーアドレスです。この記事では、フリーアドレスの導入に失敗しないためには何が必要か見ていきます。
そもそもフリーアドレスとは
フリーアドレスとは固定の座席を決めず、自由に着席場所を選んで仕事をするスタイルです。その日に出社した社員は、空いているデスクを自由に選んで使用することができます。チームで仕事をする必要がある場合には、チームメンバーが近くのデスクを利用したり、大きな作業用テーブルに陣取ったりして、効率よく作業することができます。
また、集中してプレゼン資料を作成したい場合には、個室やパーテーションで区切られた静かな環境のデスクを利用することで、周囲の騒音にじゃまされずに快適に作業をこなすこともできます。
フリーアドレス導入の失敗事例
自由な働き方ができてメリットの多いフリーアドレスですが、失敗事例もあります。ここでは、フリーアドレスの導入にあたり、失敗してしまう原因事例について見ていきましょう。
目的が曖昧・不明瞭だった
社員にフリーアドレス導入の意義がしっかりと伝わらないまま、なんとなくフリーアドレスを導入したために失敗したという事例は多いようです。社員がフリーアドレスの目的をよく理解していないと、フリーアドレスになったことで不便に感じることだけがクローズアップされて、フリーアドレスの利点を生かしきることができず、次第に以前の固定の席を使うオフィスのスタイルに戻ってしまうようです。
フリーアドレスを導入する前には、社員へフリーアドレスを導入する目的と利点を周知させることが大切です。
座席が固定化してしまった
フリーアドレスでは、その日に利用するデスクを自由に選ぶことができます。ですが、実態としては何度か続けて同じデスクを使っていると、なんとなく前日と同じ席を使い続けたり、オフィス外での勤務やリモートワークがない社員は、デスクに荷物を置きっぱなしにしたりして、結局はそれぞれの社員の指定席が固定化してしまいフリーアドレスにならなかったというケースもあります。フリーアドレスが定着するまでは、前日と同じ席を使用しないなどのルールを決めてから、フリーアドレスを開始する方法もあります。
デスクを自由に選択することのメリットが社員の中に浸透することで、自然にフリーアドレスが定着していきます。
荷物や書類の管理ができなかった
フリーアドレスを導入すると、自分の荷物を各自が持ち歩く必要があるため、不便になったと感じるケースも多いようです。フリーアドレスを導入する際には、ノートパソコンさえあれば仕事ができるように、ペーパーレス化を進めて、持ち歩く必要がある荷物を最小限にする取り組みが必要です。
また、仕事に必要な荷物をしまうことができるロッカーをオフィスに設置するなどして、オフィス外へ荷物を持ち出す必要がなくなるような対策をとりましょう。
社員の居場所を把握するのが困難
広いオフィスや複数フロアがあるオフィスでフリーアドレスを導入すると、直接話したくても居場所を把握できないことがあります。この問題を解決するにはツールの導入が効果的です。パソコンやスマートフォンを使った在席管理ツールを導入することで、社員一人ひとりが、今どこで何をしているかを簡単に把握することが可能です。
また、社内のチャット機能を使えば、いつでも相手と連絡がとれるので、オフィスの共有スペースなどで待ち合わせて直接会って話をすることも簡単です。
セキュリティ上の問題
機密書類の管理ができなくなったり、機密情報が漏れてしまうというケースもあります。規模の大きい会社でオープンスペースとフリーアドレスを導入していると、オフィス内に部外者が紛れ込んでいても気づけないことがあるようです。フリーアドレスを導入する際には、オフィスの出入り口にカードリーダーや顔認証システムを導入するなど、セキュリティ対策が必須です。
フリーアドレス導入を成功させるために必要なこと
フリーアドレスの導入にあたっては、いきなりフリーアドレスを開始するのではなく、フリーアドレスの目的を明確化したうえで、フリーアドレスにすることの利点を生かすために必要な社内ルールの策定や、ペーパーレス化・デジタル化などの仕組みを整えることが大切です。
目的を明確にし、推進役を決める
フリーアドレス導入には、部署を越えたコミュニケーションの促進や働き方改革などの目的があるはずです。目的を明確にしたうえで、社員がそれを推進していくようにしなければなりません。また、フリーアドレスが定着するまでは、フリーアドレスを推進する役職や部署を決めて、フリーアドレスの導入に伴う問題や社員の不満を解決することに取り組みましょう。
まずは部分導入からスタート
オフィスの全部ではなく一部をフリーアドレス化したり、部署単位で導入してみたりとまずは部分的な試験導入からスタートしましょう。試験的にフリーアドレスを導入した部署からのフィードバックを検討して、オフィス全体への導入をスムーズに進められるように、問題点を事前に解決しておきます。
ペーパーレス化・デジタル化を推進
フリーアドレスを推進するには、各自が仕事をするために必要な荷物を削減したり、場所に依存せずに円滑なコミュニケーションを行うために、チャットやデジタルツールの活用・ペーパーレス化が欠かせません。フリーアドレスを職場への導入する際には、ペーパーレス化・デジタル化も同時に進めましょう。
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