コロナ禍により多くの企業で導入されたテレワーク。テレワークを実施してはいるものの、問題点や課題を抱えたままのビジネスマンや経営者は多いのではないでしょうか。
コロナ禍の影響でテレワークを導入する企業は増えていますが、テレワークを開始したにもかかわらず、中止した企業も約3割あると言われています。テレワークの問題点や課題は早めに解決することが大切です。ここでは、テレワーク導入の問題点や課題、課題解決方法について解説します。
テレワークのデメリット
テレワークのデメリットは、時間管理がしづらいことや、効率や生産性が低下しやすいことです。居心地がよく誘惑の多い自宅では、高い自己管理意識が必要になります。また、上司や同僚とのコミュニケーション不足や情報漏えいなどのリスクもあります。詳しく見ていきましょう。
時間管理がしづらい
テレワークのデメリットは、時間管理がしづらいことです。オフィス勤務の場合は、プロジェクトのリーダーや上司、多くの従業員の目があり、適度な緊張感があるので集中して仕事に取り組めます。徹底した時間管理のもと、その日のうちに対応しないといけない仕事や営業活動を行います。
しかし、テレワークの場合は、プロジェクトリーダーや上司の目が届かないので「昨日寝ていないから始業時間を少し遅らせよう」など、プライベートを優先したい心理が働きます。テレワークは仕事とプライベートの線引きが難しいため、高い自己管理意識がないと、始業時間が遅くなったり休憩時間も長くなるなど、時間管理がうまくできません。反対に仕事の止め時がわからず、夜中まで働いてしまうケースもあります。
オフィス勤務のような周囲の目や緊張感がないことから時間管理がしづらいのは、テレワークのデメリットです。
効率・生産性が下がる
効率・生産性が下がるのも、テレワークのデメリットです。自宅は居心地がよく誘惑が多いので、オフィス勤務と比べてどうしても仕事の効率や生産性は下がりがちです。たとえば、子どもがいる場合は、仕事中に話しかけてきたり近くを走り回ったりするので、仕事に集中できません。特に締切間近の仕事をしているときは大変です。
家事や育児との切り替えが難しいため、集中力が低下して、効率が悪く生産性の低い仕事になってしまいます。結果として、思うような成果を出せず、労働時間が長くなってしまいます。
コミュニケーションが希薄になる
テレワークでは、上司や同僚とのコミュニケーションが希薄になりがちです。オフィス勤務であれば、毎日顔を合わせるため、ちょっとした相談や雑談などコミュニケーションをとることができます。日頃からコミュニケーションをとっていれば、トラブル対応時もスムーズです。仕事の疑問や悩みを相談することは、ストレス軽減やスキル向上にもつながります。雑談から新たなビジネスアイデアが生まれることもあります。
テレワークの場合は、気軽に相談や雑談ができない場合が多いようです。上司や同僚とコミュニケーション不足になり、意思疎通がうまくいかず、仕事のミスにもつながります。ちょっとした相談や雑談ができず、仕事の悩みを1人で抱え込みストレスの原因にもなるでしょう。コミュニケーションが希薄になるのは、従業員がそれぞれ異なる場所で仕事をするテレワークのデメリットです。
情報セキュリティのリスクがある
テレワークには情報セキュリティのリスクもあります。テレワークでは従業員がそれぞれの自宅で資料を保管し、自宅PCから社内ネットワークに接続をします。重要な資料を紛失する可能性がありますし、自宅PCからの接続が原因で不正アクセスが発生し、情報漏洩が起きるリスクもあるので注意が必要です。
セキュリティ対策が不十分なPCやネットワークから接続する場合は、リスクが高まります。ネットカフェなどでテレワークをする場合は、特に気をつけなくてはいけません。
通信環境を整備する必要がある
自宅でテレワークをする際は、通信環境を整備する必要があります。たとえば、自宅の通信速度が遅ければ、Zoomなどを使ったオンラインミーティングに支障が出てしまい、スムーズにコミュニケーションをとることが難しくなるでしょう。
また、容量が大きいデータをダウンロードやアップロードする際に時間がかかり、仕事の生産性が低下してしまいます。通信環境を整備する場合は、新たにインターネット回線の契約やルーターの購入が必要です。通信環境が個人ごとに違うため、一律の対応も難しいのが実情です。
テレワークの課題解決の方法
テレワークの課題解決の方法には「ツールを活用する」「コミュニケーションの質を上げる」「通信環境を整備する」があります。課題を解決することで、テレワークの効率や生産性の向上が期待できます。
ここでは、テレワークの課題解決の方法について見ていきましょう。
ツールを活用する
ツールを活用することで、テレワークの課題を解決できます。たとえば、グループウェアやプロジェクト管理ツールなどのクラウドサービスを導入すれば、仕事の情報共有をスムーズに行えます。仕事の進捗もひと目でわかるようになり、どの従業員が何の仕事をしているのかすぐに把握することが可能です。また、勤怠管理システムを使えば、就業時間も見える化できます。
他にも、Web会議システムやビジネスチャット、オンラインストレージ、ワークフローシステム、オンライン商談ツールなど、テレワークの課題を解決するツールは多数存在します。このようなツールを活用して、時間管理や生産性、コミュニケーションなどの課題を解決しましょう。
コミュニケーションの質を上げる
テレワークになると、オフィス勤務の時のように、飲み会やランチなどの場で同僚や上司、部下と話す機会がありません。テレワークだとコミュニケーションの機会が限られるため、コミュニケーションの質を上げる必要があります。
先に紹介した、ビジネスチャットやグループウェア、プロジェクト管理ツール、Web会議システムなどのツールを活用したうえで、より効果的にコミュニケーションをとれるように心がけましょう。勤務開始時と退勤時にちょっとした定例ミーティングを設けるなどの手段も効果的です。
短時間でより効果的なコミュニケーションを意識することで、これまでよりコミュニケーションの質を上げることができます。
通信環境を整備する
通信環境を整備することは、テレワークの課題を解決し、生産性を高めます。自宅のインターネット環境が不十分な場合は、Web会議やデータのやりとりに支障が出る可能性があります。通信速度が速い光回線や、最新のWi-Fiルーターを導入しましょう。多少のコストはかかりますが、通信環境が改善されて、仕事の効率・生産性の向上が期待できます。
時代の流れに伴い、テレワークは広がりを見せていますが、問題点や課題もあります。ツール等を導入することで、課題解決につながり、効率・生産性の向上が期待できます。テレワークを導入しているビジネスマン、経営者の方は、環境整備にも力を入れましょう。
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