オフィスで使うデスクを整理整頓することは、コストをかけず手軽にできる業務改善のひとつです。常に散らかったデスクで仕事をしていると、必要な書類を探すのに時間がかかったり、重要な書類を紛失してしまったりといった大きなミスにつながるリスクがあります。
今回は、デスク周りの収納アイデアをモノ別・場所別にそれぞれご紹介します。ぜひ実践し普段の作業効率をアップさせましょう。
オフィスのデスク周りをきれいに整理するメリット
デスク周りをきれいに維持するメリットは、オフィスの環境美化だけにとどまりません。作業効率がアップし、セキュリティ対策にもなります。まずは、具体的なメリットからみていきましょう。
仕事の効率化につながる
人間の脳は、無意識に視界に入るすべてのものから情報を得ています。デスク上が余計なものであふれていると、仕事中も余計な情報が入ってきて気が散ってしまいます。机を整頓することで集中力が高まって、生産性アップにもつながります。
モノを探す時間が少なくなる
会議資料や領収書がどこにあるかわからなくなったり、電話がかかってきてもメモ用紙が中々見つけられなかったりした経験がある方も多いのではないでしょうか。
1人の従業員が書類を探すのに使っている時間は、1日あたり約20分との調査データもあり、年間およそ80時間も書類探しに無駄な時間を使っていることがわかります。デスク周りを整頓して書類やモノの位置を決めることで、探し物に使う時間を節約できます。
情報漏洩のリスクを抑えられる
オフィスでは多くの機密情報や重要書類を扱いますが、それらを乱雑にデスクに収納していると、紛失などの重大なセキュリティインシデントを招くリスクがあります。重要書類の紛失や漏洩は企業にとって大きなダメージになりかねません。デスクをきれいに保ち適切に書類を保管することは、セキュリティ対策にもなります。
デスクの小物や書類を整理・収納するポイント
小物や書類などの種類別に、収納の方法や片付ける工夫についてご紹介していきます。ファイルやトレーなどのアイテムを活用すると机が片付けやすく、散らかりにくくなります。
必要なもの・いらないものを分ける
まず整理整頓するための基本は、不要なものを捨てることです。必要なもの・いらないものの分別からスタートしましょう。また、いらないものがデスク上にたまっていくことを防ぐために、専用のごみ箱を用意して捨てに行く面倒さを解消するのもひとつの工夫です。
使って置いたまま放置しない
せっかく机を一度きれいにしても、すぐにまた汚くなってしまっては意味がありません。きれいなデスク周りを維持するためには、使ったものは必ずその都度元に戻すことが重要です。
デスク上や引き出しの外にものを放置しないことが、きれいな状態を維持するための鉄則です。不要なものがないデスクをキープできれば、作業効率はぐっと上がるでしょう。
平積みせず立てた状態で収納する
書類や本などは、平積みにすると作業スペースも圧迫され、取り出す際にも時間がかかり崩れてしまう危険があります。引き出しの書類を立てた状態で収納するようにすれば、一目で目当てのものを見つけることができます。ラックやファイル、ケースなどを活用すれば、縦の空間を利用してすっきり収納できるのでおすすめです。
頻繁に使うものは定位置を決める
印鑑などの小物や文房具といった頻繁に使うものは、定位置を決めると良いでしょう。定位置を決めることで、使ったら戻すのを習慣化できます。
デスク上に置くものであれば、仕切りのあるペン立てや収納ボックスがあると便利です。引き出しの一番上には、引き出し用の仕切りトレーを活用するのがおすすめです。仕切りは、引き出しのサイズに合ったものを選ぶようにしてください。
終業時にデスク周りを片付けるようにする
片付けは習慣化してしまうのが一番大切です。デスク周りを片付けてから帰るようにするだけで、翌日もきれいな机で効率よく作業を行うことができます。
また、書類を放置することによって情報漏洩などのリスクも軽減できます。作業途中の書類などを保管するためのファイルや書類ケースを用意する方法も良いでしょう。
場所別｜デスク周りの収納方法
最後に、デスクの場所別の収納方法のアイデアをご紹介します。デスク上、引き出し（上段・下段）、デスク下、それぞれの場所にあったものを収納し、効率よく作業ができる環境を作りましょう。
デスクの上
デスクの上は基本的には作業スペースとするため、物は最小限にしましょう。使用頻度の高い文房具や、その日に使う書類などのみを置くようにするとスッキリします。
文房具は立てて置けるペンケースやスタンドを活用し、書類はファイルボックスを使うとスペースを取らずに収納することが可能です。また、机上ラックを使えばキーボードなどの収納スペースもできるため、より収納力がアップします。
引き出し（上段）
引き出しの1番上の段には、デスク上に置かない文房具を収納しましょう。頻繁に使うものほど手前に入れるようにすると、作業効率が良くなります。物の定位置を決めるために、仕切りトレーや型抜きシートなどを活用してカテゴリごとに収納すると、一目で戻す場所がわかるようになります。
2段目の引き出しは、文房具以外のポーチのような小物やひざ掛けなどを収納しましょう。ここでもすぐに探したいものの場所がわかるように、重ねず収納するように注意してください。
引き出し（下段）
引き出しの下段は、書類の収納に使います。上から見た時にすぐに目当ての書類の場所がわかるように、ファイルやファイルボックスを使って収納します。ラベルを貼ると、よりわかりやすくなるでしょう。
使用頻度の高い順に手前から入れていくと使いやすくなります。ただし、デスクや引き出しワゴンのサイズによってはファイルボックスが立てて入れられない場合があるため、事前に確認が必要です。
デスク下
デスク下は取り出しにくいため、頻繁に使用するものを置くには適していません。オフィスでは、特に女性は靴を履き替える人も多いですが、デスク下に簡単な棚を置くと、上にはカバンなどを収納し靴を下に置くことができておすすめです。
また、机や椅子の高さが合わないと姿勢が悪くなってしまうため、足置きなどを収納しておくスペースにも適しています。
おしゃれなアイテムやラックを活用して、会社の机をすっきりきれいに
デスク周りの収納を見直し、整理整頓を心がけることで、「使いたいものをすぐに使える」状況を増やしていくことが大切です。時間のロスを減らせば作業スピードが上がり、仕事の生産性向上に繋げることができます。
最近はオフィス収納に役立つおしゃれなアイテムもたくさん登場しています。できる所から工夫し、自分に合った使いやすいデスク周りの収納術を試してみてはいかがでしょうか。
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