「オフィスのデスクが書類で散らかっている」
「オフィスのキャビネットを整理するコツが知りたい」
とお悩みの方は多いのではないでしょうか。
散らかったオフィスは書類を探す無駄な時間を生み、業務の生産性が落ちる原因になります。
生産性をアップできる快適なオフィスにするには書類整理が必要不可欠。そして、オフィスの書類をきれいに整理するにはキャビネットを活用することがおすすめです。
今回は、オフィス整理に役立つ「キャビネットの整理術」「キャビネットの選び方」をわかりやすくご紹介します。オフィスの書類をすっきり収納したい方はぜひ最後までご覧ください。
オフィスできれいに書類整理できない理由
オフィスのデスク周りが書類で溢れてしまって悩んでいる方は少なくないでしょう。書類整理ができない理由には以下の2つが考えられます。
必要な書類と不要な書類が分類されていないから
1つ目は、必要な書類と不要な書類が分類されていないという理由です。不要な書類をいつまでも破棄しないでいると、限られたデスクやオフィスのスペースを圧迫してしまいます。
ワークスペースが狭くなると作業効率の悪化にも繋がります。一度オフィス全体で書類の要不要を見直し、不要な書類は思い切って破棄も検討しましょう。
保管場所が決まっていない、わかりにくいから
2つ目は書類の保管場所が決まっていない、わかりにくいという理由です。保管場所が決まっていなかったり、わかりにくかったりするとあちこちに置いてしまい、デスク周りが散らかります。
紛失や無駄に探す時間が発生し、業務の生産性が落ちる恐れもあります。書類の定位置を決め、どこに戻すのかわかりやすくすると散らかりにくくなります。
キャビネット活用で書類整理をするメリット
ワークスペースの確保や書類の紛失を防止するためには、キャビネットを活用して書類整理をしましょう。書類整理をすると以下のような3つのメリットが得られます。
書類の紛失防止
1つ目は書類の紛失防止です。キャビネットを活用すると書類の定位置を作ることができます。
書類の保管場所を決め、全ての従業員で共有すれば書類の紛失防止に役立ちます。保管場所が決まっていないと紛失するリスクが高くなりますので、キャビネットを活用して決まった場所に書類を保管するよう徹底しましょう。
作業の効率化
2つ目は作業の効率化です。キャビネットを活用すると必要な書類をすぐに探し当てることができるため、作業の効率化になります。
書類を探すのは無駄な時間で、探すたびに作業が止まってしまいます。キャビネットを活用して必要な書類をすぐに取り出せるように効率化しましょう。
顧客信頼度の向上
3つ目は顧客信頼度の向上です。キャビネットを活用すると書類で散らかったデスクがきれいに整頓でき、訪問した顧客に良い印象を与えます。
書類で散らかったオフィスは見た目が悪いだけでなく、書類を探す時間に顧客を待たせることにも繋がります。キャビネットを活用して顧客の信頼度も向上させましょう。
オフィスキャビネットを使ったおすすめの書類整理術
オフィスキャビネットを使った整理収納のコツをご紹介します。書類収納のコツは「捨てる」「分類する」「収納する」の3ステップです。それぞれ順番に解説していきます。
不要な書類を捨てる
まずは不要な書類を捨てることから始めましょう。不要な書類がいつまでも保管してあると、限られた保管スペースを圧迫するうえ、必要な書類を探す時間が余計にかかってしまいます。古くなった書類は破棄し、必要な書類だけを残した使いやすい収納を目指します。
エリアや目的ごとに書類を分類する
次にエリアや目的ごとに書類を分類します。定位置を決めると必要な書類がどこにあるのか、どこに戻すのかが明確になります。定位置を決めるときのポイントは使う場所の近くに置くことです。取り出しやすくなり、作業効率がアップします。
内容がわかるよう書類を収納する
最後に内容がわかるように書類を収納します。キャビネットに収納するときは探しやすいようにラベリングするのがおすすめです。ラベリングによってどこにあるのか、どこに戻すのかが誰にでもわかりやすく、散らかりにくくなります。
オフィスキャビネット（収納棚）の選び方
オフィスの書類整理に便利なキャビネットの選び方をご紹介します。選び方のポイントは2つ。キャビネットの種類で選ぶ方法と、書類の量やサイズで選ぶ方法です。
キャビネットの種類で選ぶ
キャビネットにはさまざまな種類があります。扉のないオープンタイプのキャビネットは書類が取り出しやすく、たくさん収納しやすいメリットがあります。引き違いタイプのキャビネットは狭いスペースでも邪魔にならずに扉を開閉できます。キャビネットの種類は使用目的や置く場所に合わせて選びましょう。
書類の量やサイズで選ぶ
大量の資料や伝票を保管する必要があるなら、大容量のキャビネットを選択しましょう。また、書類のサイズは通常A4ですが、A3やそれ以外の場合は収納したい書類のサイズに対応しているかどうかもチェックポイントです。
書類や備品がすぐに取り出せるように整理整頓しよう
オフィスには使用頻度や重要度の異なるさまざまな書類があります。きちんと整理整頓していないと必要な書類を探す無駄な時間や、重要書類を紛失したりするリスクが増大します。
書類や備品をすぐに取り出せるように整理整頓すると、仕事の生産性や顧客からの信頼度がアップします。オフィスキャビネットの活用で誰にでもわかりやすい収納、散らかりにくいオフィスを目指しましょう。
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