オフィスのスタートアップや移転を予定している場合、オフィス家具を全て新調するのは、なかなか大きな出費です。そのような場合の1つの選択肢として、オフィス家具のレンタルを検討してみてはいかがでしょうか。
今回はオフィス家具のレンタルをお考えの企業様へ向けて、レンタル家具の持つ特徴や利点、また気になるリースとの違いについても詳しく説明します。
オフィス家具レンタルのメリット
オフィス家具のレンタルにはさまざまな利点があります。ここではオフィス家具をレンタルした場合のメリットについて解説します。
初期費用を抑えられる
オフィスで使用する家具を全て新品で揃えると、その費用だけでかなりの出費になります。特に資金に余裕のないことが多い開業時には手痛いコストでしょう。
その点レンタルなら、家具にかかる初期費用を大幅に抑えることができます。また、何らかの目的があり短期でオフィスを作らなければならない際にも、期間が自由に設定できるレンタル家具は大変便利です。
メンテナンスや修理、廃棄の手間がいらない
オフィス家具を購入するとなると、定期的なメンテナンスや、壊れた場合の修理は自社で対応しなければなりません。しかし、レンタルであれば不具合が起ききたらすぐに交換してもらえるため、その手間が省けます。不要になった際も、自社で廃棄の手続きを行うことなく回収してもらえます。
従業員の増減やレイアウト変更に柔軟に対応できる
不定期で突然訪れることもある従業員の増減。レンタルのオフィス家具なら、そのような急な人数変更にもスムーズに対応できます。加わる従業員分の家具を新たに注文し、減る従業員分の家具の回収を依頼するだけです。
経費計上で事務処理がスムーズになる
オフィス家具のレンタル料は経費になります。勘定科目は「賃借料」。経費として計上することで節税にもつながります。
また、レンタル家具を経費として計上できれば、事務担当者の負担も減るでしょう。もし購入の場合には、償却経理事務や固定資産税の申告、納付事務、損害保険の加入などの手続きが必要になりますが、こうした処理も不要です。
オフィス家具レンタルのデメリット
オフィス家具のレンタルにはメリットが多いものの、一部デメリットも存在します。ここではレンタルのデメリットについて解説します。
中古家具が多い
家具のラインナップは、どうしてもレンタル会社の所有する中古家具から選ぶことになります。きれいにクリーニングされた家具ですが新品ではありません。
新品にこだわりたい場合は、レンタル会社の中でもラインナップの中に一部新品の家具を取り扱っている会社もありますので、そのようなところを選んでみましょう。
選べる商品が限られる
あらかじめ「このブランドの、この家具がいい」「全体をこのカラーで統一したい」といった希望がある場合には、オフィス家具のレンタルは向かないかもしれません。
基本的にレンタル会社で取り扱いがないものは借りられないため、事前に家具のラインナップをよく確認しておくようにしましょう。
長期間利用の場合はレンタル料金が購入価格を上回ることも
レンタルする期間が前もって決まっている場合などは、レンタルのメリットは大きいと言えるでしょう。しかし、長期でレンタルをすることになった場合には注意が必要です。
長期に渡るレンタル期間に支払ったレンタル料が、購入価格を上回ってしまっては困ります。家具の価格とレンタル期間を事前に照らし合わせ、計画を立てて利用するようにしましょう。
オフィス家具のレンタルとリースとの違いを比較
「レンタル」と似たサービスで「リース」もありますが、その違いはどこにあるのでしょうか。違いは「借りられる家具の新旧」「期間」「途中解約可能か」にあります。
レンタルでは基本的に、レンタル会社の所有する中古の家具から選ぶことになりますが、リースではリース会社の所有する新品の家具から選びます。また、レンタルの期間は数日や数ヶ月と短期間なのに対して、リースは年単位などの長期契約が一般的です。
解約に関しても、レンタルの場合は途中解約が可能になりますが、リースの場合には原則不可。契約の解除を行いたい場合は、期間満了時までの残金を一括払いするか、契約後も満了時までリース代を払い続けるしかありません。
選べる家具は中古となりますが、レンタルの方が手軽に利用できる契約体系と言えるでしょう。
オフィス家具のレンタル利用がおすすめな企業は？
オフィス家具のレンタルには、人員や社内の制度が流動的な会社に向いています。例えば、繁忙期と閑散期で社員の数が大幅に変わるような場合や、急成長中の新しい会社で、オフィスの移転が短期間で頻繁に行われるなどといった場合です。
資金面では、特にスタートアップ企業には経費削減といった大きなメリットがあるでしょう。また大企業でも新しいオフィスに移転するまでの移行期間に、仮オフィス用の家具として利用するというケースも考えられます。
オフィス家具レンタルサービスの選び方
たくさんのオフィス家具レンタル会社がありますが、その中から納得の会社を選ぶには、「契約期間」「家具のラインナップ」「破損時の対応」に注目しましょう。
もともとレンタルは短期の契約が可能なのが特徴ですが、さらに1日単位や週単位で契約できるかも確認しておくといいでしょう。契約解除の際に、日数をロスすることなく契約を満了できます。
家具のラインナップについては、品質やサイズ、オフィスのイメージに合うかは要確認項目。後々のトラブルを回避するためにも事前のチェックは不可欠です。
レンタル家具はもともと中古であるため、場合によっては使用中に破損してしまう場合もあるでしょう。そんな時にすぐに交換の対応をしてもらえるかなど、破損時の取り扱いの確認も大切です。
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オフィス家具を購入する場合も、レンタルする場合も、大切なのはメリットとデメリットをきちんと理解して判断することです。長期利用する家具＝購入、短期利用する家具＝レンタルと一律で決める方法もありますが、自社のさまざまな事情にあわせて柔軟に選ぶ方法もあります。
その他、オフィス開設や移転の計画があるならば、オフィス家具レンタルサービスは大いにメリットがあると言えるでしょう。
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